Marco conceptual

¿Qué es la administración de proyectos?

Aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, para cumplir con las expectativas y objetivos.

De tal manera que se cunpla con el cronograma, presupuesto y requisitos de calidad acordados.

¿Qué es un administrador de proyectos?

Es el responsable de analizar, balancear las restricciones de un proyecto para conseguir el equilibrio de las expectativas, cumpliendo los objetivos para los cuales fue creado.

Su rol principal es la integración y la comunicación con los interesados del proyecto.

Es el responsable del éxito o fracaso del proyecto.

Concepto Definición
Activos de procesos Son los procesos y procedimientos de la organización. Base de conocimiento corporativa.
Factores ambientales de la organización (Enterprise Environment Factors) Externos o internos => Estándares gubernamentales, cultura de la organización.
Jucios de expertos Experiencia proporcionada por personas con conocimientos especializados.
Proyecto Esfuerzo temporal (tiene un principio y un final) para producir un producto, servicio o resultado único y que se desarrolla gradualmente.
Ciclo de vida de un proyecto Describe qué se necesita hacer para completar el trabajo de un proyecto.
Ciclo de vida del producto Describe las características específicas que debe tener el producto.
Ciclo de vida de la administración de proyectos Describe qué se necesita hacer para administrar un proyecto.

Costos => bajos al iniciar un proyecto.

Influencia de los ineresados y los riesgos => altos al iniciar un proyecto.

Triple restricción extendida Tiempo, alcance, costos, calidad, recursos, riesgos.
Programa Conjunto de proyectos que poseen un objetivo en común.
Portafolio Conjunto de programas o proyectos que están alineados a los objetivos estratégicos de una organización.

Tipos de estructuras organizacionales

Concepto Definición
Orientada a proyectos

Ventajas: Organización eficiente, lealtad al proyecto, buena comunicación.

Desventajas: No tener adonde ir al finalizar, duplicación de funciones.

Funcional

Ventajas: Un solo jefe, especialidades.

Desventajas: Director de proyectos sin autoridad para gestionar recursos y presupuesto

Matricial

Ventajas: Control sobre los recursos, al terminar el proyecto se mantiene el puesto funcional.

Desventajas: Administración adicional, 2 jefes, las prioridades pueden ser diferentes.

Coordinador Poca autoridad para tomar desiciones.
Gestor o expedidor Sin autoridad para tomar desiciones.
Gerente funcional Generalmente se dedica a gestionar algún área de la empresa y resolver problemas.
Director del proyecto Se enfoca en alcanzar objetivos y ser proactivo para evitar problemas.
Oficina de gestión de proyectos PMO Funciones: Soporte, almacenamiento de información histórica, eficiente gestión de recursos, creación de políticas y procedimientos, efectiva gestión de la comunicación.

10 áreas de conocimiento de la administración de proyectos

Área de conocimiento ¿Qué se hace?
Gestión de la integración

Identificar, definir, combinar, unificar y coordinar

Se realiza asignación de recursos, se balancean los objetivos y alternativas contrapuestas.

Gestión del alcance
Gestión del tiempo
Gestión de los costos
Gestión de la calidad
Gestión de los recusos humanos
Gestión de las comunicaciones
Gestión de las adquisiciones
Gestión de los interesados

5 grupos de procesos de la administración de proyectos

Describen las tareas que el director del proyecto y el equipo necesitan hacer.

Nombre ¿Qué se hace?
Inicio Se definne objetivos, indentifican interesados, se asigna al director del proyecto y se autoriza formalmente el comienzo del proyecto.
  • Seleccionar al administrador de proyectos.
  • Conocer la cultura de la organización y los sistemas existentes.
  • Conocer los procesos y procedimientos existentes y la informa histórica de otros proyectos de la organización.
  • Dividir el proyecto en fases.
  • Entender el caso de negocios, es decir, identificar a grandes rasgos lo que se tiene que hacer.
  • Identificar requerimientos iniciales, suposiciones, riesgos y restricciones además de los acuerdos existentes.
  • Determinar si es viable realizar el proyecto.
  • Determinar objetivos generales que sean medibles.
  • Desarrollar el acta de constitución del proyecto.
  • Identificar a los interesados del proyecto.
  • Desarrollar la estrategia de gestion de interesados.
Planificación Se define el alcance del proyecto, se refinan objetivos y se desarrolla el plan para la dirección del proyecto.
  • Identificar cómo planear cada área de conocimiento.
  • Determinar los requisitos de manera detallada.
  • Desarrollar el enunciado del alcance del proyecto.
  • Evaluar las compras que se tienen que realizar y generar sus documentos.
  • Identificar los recursos humanos necesarios.
  • Crear la WBS y su diccionario.
  • Realizar un listado de actividades.
  • Crear un diagrama de red de las actividades.
  • Estimar los recursos requeridos.
  • Estimar el tiempo y los costos.
  • Determinar la ruta crítica.
  • Desarrollar el cronograma.
  • Desarrollar el presupuesto.
  • Determinar los estándares, procesos y métricas de calidad.
  • Crear un plan de mejoras de procesos.
  • Definir roles y responsabilidades.
  • Definir los canales de comunicación y la participación de los interesados.
  • Identificar riesgos, hacer sus análisis cualitativo, cuantitativo y planificar la repuesta ante estos.
  • Regresar y realizar iteraciones.
  • Preparar documentos de compras.
  • Definir la gestión de cambios.
  • Determinar de manera realista el plan y definir una línea base.
  • Obtener la aprobación formal del plan del Proyecto.
  • Realizar la junta de inicio de proyecto.
Ejecución

Se coordinan todos los recursos para implementar el plan de dirección del proyecto.

  • Realizar el trabajo de acuerdo al plan.
  • Realizar entregables.
  • Recolectar datos del desempeño del trabajo.
  • Implementar solicitudes cambios.
  • Implementar ÚNICAMENTE solicitudes de cambio aprobadas.
  • Usar el sistema de autorización del trabajo.
  • Mejoramiento continuo.
  • Seguir los procesos de calidad.
  • Determinar cuales procesos son efectivos.
  • Efectuar auditorías de calidad.
  • Adquirir al equipo de trabajo.
  • Gestionar al equipo del proyecto.
  • Evaluar al equipo y el desempeño individual.
  • Realizar actividades de equipo.
  • Gestionar el reconocimiento y recompensas.
  • Registrar en bitácoras.
  • Gestionar la resolución de conflictos.
  • Liberar los recursos del proyecto.
  • Enviar y recibí información, solicitar retroalimentacion.
  • Gestionar la participación de los interesados y sus expectativas.
  • Realizar reuniones
  • Seleccionar a los vendedores.
Monitoreo y control

Se supervisa el avance del proyecto y aplican acciones correctivas.

  • Tomar acción y controlar el proyecto.
  • Medir el desempeño contra la línea base.
  • Analizar y evaluar el desempeño.
  • Determinar si es necesario implementar acciones correctivas o solicitudes de cambio.
  • Identificar los factores que pueden generar cambios.
  • Aprobar o rechazar solicitudes de cambio.
  • Actualizar los documentos del proyecto.
  • Gestionar la configuración.
  • Comunicar a los interesados los resultados de los cambios.
  • Desarrollar pronósticos.
  • Obtener la aceptación de los entregables por parte del cliente.
  • Realizar el control de calidad.
  • Realizar reportes de desempeño.
  • Controlar los riesgos.
  • Administrar las reservas.
  • Controlar las adquisiciones.
Cierre

Se aceptan formalmente los entregables del proyecto.

  • Confirmar que el trabajo se ha realizado según los requisitos.
  • Completar las compras.
  • Obtener la aprobación formal del producto.
  • Finalizar requisitos financieros.
  • Almacenar reportes e información del proyecto.
  • Generar las lecciones aprendidas y actualizar la base de conocimiento.
  • Completar reportes de desempeño.

47 procesos de la administración de proyectos

Nombre Grupo de procesos Area de conocimiento
Desarrollar el acta de constitución del proyecto. Inicio Integración
Identificar a los interesados. Inicio Interesados
Desarrollar el plan para la dirección del proyecto. Panificación Integración
Planificar la gestión de los interesados. Panificación Interesados
Planificar la gestión del alcance. Panificación Alcance
Recopilar los requisitos. Panificación Alcance
Definir el alcance. Panificación Alcance
Crear la EDT/WBS. Panificación Alcance
Planificar la gestión del cronograma. Panificación Tiempo
Definir las actividades. Panificación Tiempo
Secuenciar las actividades. Panificación Tiempo
Planificar la gestión de los riesgos. Panificación Riesgos
Identificar los riesgos. Panificación Riesgos
Realizar el análisis cualitativo de riesgos. Panificación Riesgos
Realizar el análisis cuantitativo de riesgos. Panificación Riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos. Panificación Riesgos
Plan de gestión de los recursos humanos. Panificación Recursos humanos
Plan de gestión de los costos. Panificación Costos
Estimar los costos. Panificación Costos
Estimar los recursos de las actividades. Panificación Tiempo
Estimar la duración de las actividades. Panificación Tiempo
Desarrollar el cronograma. Panificación Tiempo
Determinar el presupuesto. Panificación Costos
Planificar la gestión de la calidad. Panificación Calidad
Planificar la gestión de las comunicaciones. Panificación Comunicaciones
Planificar la gestión de las adquisiciones. Panificación Adquisiciones
Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto. Ejecución Costos
Gestionar la participación de los interesados. Ejecución Interesados
Adquirir el equipo del proyecto. Ejecución Recursos humanos
Desarrollar el equipo del proyecto. Ejecución Recursos humanos
Dirigir el equipo del proyecto. Ejecución Recursos humanos
Gestionar las comunicaciones. Ejecución Comunicaciones
Efectuar las adquisiciones. Ejecución Adquisiciones
Realizar el aseguramiento de la calidad. Ejecución Calidad
Monitorear y controlar el trabajo del proyecto. Monitoreo y control Integración
Realizar el control integrado de cambios. Monitoreo y control Integración
Controlar la participación de los Interesados. Monitoreo y control Interesados
Controlar el cronograma. Monitoreo y control Tiempo
Controlar los costos. Monitoreo y control Costos
Controlar las comunicaciones. Monitoreo y control Comunicaciones
Controlar los riesgos. Monitoreo y control Riesgos
Controlar la calidad. Monitoreo y control Calidad
Validar el alcance. Monitoreo y control Alcance
Controlar el alcance. Monitoreo y control Alcance
Controlar la adquisiciones. Monitoreo y control Adquisiciones
Cerrar las adquisiciones. Cierre Adquisiciones
Cerrar el proyecto o fase. Cierre Integración

Conducta profesional

Expectativas e ideales que se buscan, comportamientos obligatorios en el desempeño como profesionales y voluntarios.

Generar confianza en el ámbito de la dirección de proyectos y ayudar a las personas a ser mejores profesionales.

Actuar de manera correcta y honorable

Descargar Código de conducta PMI
Valores éticos y profesionales
Respeto
Responsabilidad
Equidad
Honestidad