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Desarrollar el acta de constitución del proyecto

Desarrollar el acta de constitución del proyecto

Cuando empiezas cualquier proyecto primero necesitas tener una base de conocimiento general de lo que se quiere realizar, es por eso que se desarrolla el acta de constitución del proyecto.

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Identificar a los interesados

Identificar a los interesados

Una vez que se tienen los objetivos generales, se identifican a las personas que pueden verse afectadas de manera positiva o negativa por los resultados del proyecto.

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Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Desarrollar el plan para la dirección del proyecto

Después se deben integrar diversos planes secundarios que nos ayudan a definir de una manera detallada aquellos factores que hacen que nuestro trabajo cumpla con las expectativas del patrocinador o patrocinadores.

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Planificar la gestión de los interesados

Planificar la gestión de los interesados

En este proceso se planea como vamos a interactuar con los involucrados del proyecto, no todos tienen el mismo interés y en realidad en algunos casos encontraremos involucrados que no estarán felices con los objetivos el proyecto, por lo tanto hay que pensar estrategias de cómo vamos a mantener las relaciones con este tipo de personas y documentarlas.

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Planificar la gestión del alcance

Planificar la gestión del alcance

Hay que definir todo lo relacionado con el trabajo del proyecto, es decir, hay que describir cómo se van a recopilar las necesidades de los interesados y cómo se van a validar para cumplir su expectativas.

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Recopilar los requisitos

Recopilar los requisitos

Hay que interactuar con los involucrados del proyecto y recopilar todas sus expectativas. Se pueden generar prototipos, hacer entrevistas o cuestionarios que nos permitan obtener todas las necesidades de los interesados y que éstas queden formalmente documentadas.

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Definir el alcance

Definir el alcance

Con los requisitos que se obtuvieron, se describe de manera muy detallada lo que se va a generar con el proyecto. El objetivo de este paso es que cualquier persona que este relacionada con el proyecto pueda entender lo que se tiene que hacer, para evitar mal entendidos en el futuro.

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Crear la EDT/WBS

Crear la EDT WBS

Hay que dividir el trabajo, esto nos va a permitir tener proyectos exitosos, para esto la EDT/WBS es la herramienta que va a dar una visión estructurada del trabajo que se tiene que desarrollar y nos facilita la comunicación con los miembros del equipo y con los interesados.

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Planificar la gestión del cronograma

Planificar la gestión del cronograma

Identificar y documentar estrategias que nos permitan decir cómo se van a gestionar aquellas actividades relacionadas con el calendario del proyecto, como manejar las contingencias y los cambios solicitados en el cronograma.

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Definir las actividades

Definir las actividades

Con ayuda del plan general, hay que descomponer el trabajo e identificar todas las actividades necesarias para cumplir las expectativas, estas actividades en el futuro nos van a ayudar a estimar costos, riesgos y recursos requeridos.

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Secuenciar las actividades

Secuenciar las actividades

Con las actividades previamente identificadas se establece una secuencia entre ellas, de tal manera que se relacionen estratégicamente y esto traiga beneficios al proyecto.

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Planificar la gestión de los riesgos

Planificar la gestión de los riesgos

Con el trabajo que hasta este momento se ha realizado, seguramente hemos encontrado eventos o condiciones inciertas que si suceden puede tener efectos negativos o positivos en los objetivos del proyecto, por lo tanto hay que definir cómo realizar la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos.

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Identificar los riesgos

identificar los riesgos

Nuevamente utilizando el plan general, identificamos los riesgos teniendo como referencia todo lo ya trabajado y tratando de visualizar contingencias futuras, todo esto lo documentamos y lo registramos para darle seguimiento.

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Realizar el análisis cualitativo de riesgos

Realizar el análisis cualitativo de riesgos

Los riesgos que identifiquemos lo vamos a analizar de manera cualitativa, es decir, vamos a categorizar los riesgos dependiendo del impacto que estos puedan generar en el proyecto y vamos a identificar la probabilidad de ocurrencia de cada unos de ellos.
Mientras mayor probabilidad de ocurrencia y mayor impacto tenga un riesgo, deberemos ponerle más atención.

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Realizar el análisis cuantitativo de riesgos

Realizar el análisis cuantitativo de riesgos

A los riesgos categorizados vamos a asignarles una calificación numérica que permita tomar decisiones en caso de incertidumbre. Esta calificación nos permite dar seguimiento oportuno a los riesgos que mayor impacto puedan generar en el proyecto.

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Planificar la respuesta a los riesgos

Planificar la respuesta a los riesgos

Se deben generar acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas cuando éstas se manifiesten a lo largo del proyecto, en este proceso se toma la decisión de cómo responder a cada riesgo identificado.

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Planificar de gestión de los recursos humanos

Planificar de gestión de los recursos humanos

Crear estrategias que permitan identificar que tipo y cuantos recursos son necesarios para el proyecto. Hay que definir como se van a conseguir y como se van a gestionar desde que empecemos el trabajo hasta que éste sea finalizado.

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Planificar de gestión de los costos

Planificar de gestión de los costos

Es tiempo de empezar a pensar como vamos a estimar los costos del proyecto, hay que tener en cuenta las actividades y los recursos así como aquellos imprevistos que pueden presentarse. Hay que definir que nivel de precisión deseamos en las estimaciones de los mismos.

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Estimar los costos

Estimar los costos

Proyectos pasados pueden ser de utilidad para estimar los costos, podemos utilizar la tecnica PERT o estimaciones ascendentes. También hay que estimar reservas para contingencias y reservas de gestión, con todo esto obtendremos el presupuesto del proyecto. Este proceso puede realizarse en diversos momentos, en donde las estimaciones pueden ir mejorando conforme se vaya avanzando en la planeación.

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Estimar los recursos de las actividades

Estimar los recursos de las actividades

Identificar cuántas personas integrarán al equipo del proyecto y además que tipo de recursos materiales serán necesarios. Es importante definir cuantos recursos serán asignados a cada actividad o a cada paquete de trabajo.

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Estimar la duración de las actividades

Estimar la duración de las actividades

Este es un momento muy importante para la planeación, un proyecto por lo regular se considera exitoso si cumple con el tiempo estimado, por lo que estimar la duración de las actividades debe ser un proceso en donde concentramos toda nuestra atención. Hay que realizar estimaciones junto con los responsables de cada actividad, de esta manera se logra una mejor estimación.

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Desarrollar el cronograma

Desarrollar el cronograma

Integrar todo lo que hemos venido trabajando pero considerando que nuestro proyecto puede tener restricciones, nada es perfecto y aquí vamos a tener que poner atención en que trabajamos con personas que pueden tener dificultades, trabajamos con recursos que pueden estar defectuosos. Hay que poner atención en aquellas actividades críticas (actividades que si se retrasam impactan el tiempo de finalización del proyecto) y generar holguras que nos permitan trabajar si ocurrieran eventos no esperados.

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Determinar el presupuesto

Determinar el presupuesto

Consiste en sumar todos los costos estimados y determinar una línea base de los costos.

Es muy importante recordar que la reserva de gestión forma parte del presupuesto pero no forma parde de la línea base.

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Planificar la gestión de la calidad

Planificar la gestión de la calidad

Se tienen que identificar y documentar los estándares y métricas que se utilizarán en el proyecto. El objetivo es prevenir problemas por medio de la implementación de las auditorías de calidad de manera oportuna, periódica y puntual.

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Planificar la gestión de las comunicaciones

Planificar la gestión de las comunicaciones

En este punto se debe indicar qué información necesitan los interesados del proyecto, cuándo la necesitan, cómo se va a entregar y el formato adecuado. El objetivo de este proceso es garantizar la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.

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Planificar la gestión de las adquisiciones

Planificar la gestión de las adquisiciones

Se determinan que recursos se tienen que comprar, cuándo deben comprarse y como será el proceso de esas compras. Se debe tener conocimiento básico de los diferentes tipos de contratos.

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Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto

En este momento se comienza a realizar todo el trabajo que se dijo que se realizaría de acuerdo al plan general.

Se implementan cambios aprobados o se generan solicitudes de cambios. Es un proceso integrador que debe enfocarse a que todo funcione correctamente para la generación de entregables.

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Gestionar la participación de los Interesados

Gestionar la participación de los Interesados

Se realizan acciones para minimizar la resistencia de los involucrados en el proyecto, se gestionan las expectativas y se resuelven conflictos entre interesados.

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Adquirir el equipo del proyecto

Adquirir el equipo del proyecto

Se realizan negociaciones para obtener a los mejores recursos y se desarrollan calendarios que permitan saber cuando un recurso empieza su trabajo y cuando debe ser liberado.

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Desarrollar el equipo del proyecto

Desarrollar el equipo del proyecto

El objetivo es desarrollar los conocimientos y habilidades de los miembros del equipo, se realizan evaluaciones de desempeño y se busca generar confianza entre los integrantes.

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Dirigir el equipo del proyecto

Dirigir el equipo del proyecto

Se da seguimiento al desempeño del equipo, se realiza la gestión de conflictos entre los miembros y se gestionan los cambios de alcance.

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Gestionar las comunicaciones

Gestionar las comunicaciones

Se realiza la distribución de cualquier tipo de información documental relacionada al proyecto, ésta debe ser eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados.

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Efectuar las adquisiciones

Efectuar las adquisiciones

Efectuar las adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y generar contratos.

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Realizar el aseguramiento de la calidad

Realizar el aseguramiento de la calidad

Aquí se verifica que se están aplicando las políticas y normas de calidad conforme a lo planeado, lo importante es determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización.

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Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto

Se debe dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos. La importancia de este proceso esta en que nos permite controlar los cambios de alcance.

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Realizar el control integrado de cambios

Realizar el control integrado de cambios

Ahora se analizan todas las solicitudes de cambio, se aprueban o rechazan, se gestionan los cambios a los entregables y se comunican las decisiones correspondientes. En este proceso de trabaja muy de cerca con el comité de control de cambios.

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Controlar la participación de los Interesados

Controlar la participación de los Interesados

Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los stakeholders.

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Controlar el cronograma

Controlar el cronograma

Se verifica que los entregables de un proyecto se encuentra dentro del tiempo establecido. Se detectan desviaciones en el cronograma y se establecen acciones correctivas y/o preventivas para minimizar el riesgo en el proyecto.

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Controlar los costos

Controlar los costos

Este proceso busca detectar desviaciones a la línea base de costos para que el equipo de trabajo pueda implementar acciones correctivas y minimizar el riesgo del proyecto. Se analiza la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.

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Controlar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

Se garantiza que la comunicación se entregue de forma periódica de acuerdo al plan en el formato adecuado, en el momento correcto a las personas indicadas.

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Controlar los riesgos

Controlar los riesgos

Cuando se llega a este punto lo que se busca es optimizar la eficacia de las respuestas a todas aquellas amenazas que pueden traer efectos negativos o positivos al proyecto.

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Controlar la calidad

Controlar la calidad

Controlar la calidad es asegurar que se cumplan las normas, se verifica que los entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-establecidos.

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Validar el alcance

Validar el alcance

Es revisar que los entregables se han completado satisfactoriamente, esta revisión se realiza con el cliente o el patrocinador para obtener de ellos su aceptación formal.

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Controlar el alcance

Controlar el alcance

En este proceso se implementan cambios FORMALMENTE aprobados.
El objetivo es prevenir la corrupción del alcance.

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Controlar la adquisiciones

Controlar la adquisiciones

Aquí se administran las relaciones y el desempeño de todos los proveedores con los que se han firmado contratos.

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Cerrar las adquisiciones

Cerrar las adquisiciones

En este proceso se verifica que los contratos estén debidamente terminados. Lo importante de este proceso es especificar de manera legal que el producto ha sido entregado tal y como se había prometido.

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Cerrar el proyecto o fase

Cerrar el proyecto o fase

Este proceso se conoce como el cierre administrativo, se realiza la transferencia del producto, servicio o resultado al cliente y se archivan las lecciones aprendidas.

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