¿Cómo leer la Guía PMBOK® 7 séptima edición (Resumen parte 2)?

La Guía PMBOK® 7 séptima edición (Project Management Body of Knowledge) no es contenido 100% nuevo. En la nueva Guía PMBOK® 7 no se eliminan los conceptos de versiones anteriores (PMBOK® 6).

Este artículo forma parte de una serie de textos en los que he empezado a resumir y a interpretar la Guía PMBOK® 7. Si no has visto la primera parte de invito a revisarla.

Quiero resaltar que la Guía PMBOK® siempre ha tenido como parte esencial las Áreas de conocimiento y los grupos de procesos. Sin embargo, en esta séptima edición NO están en el libro explícitamente. Así que no te sorprendas si no los ves tan claros en esta edición. Pero créeme que están ahi.

Los grupos de proceso y las áreas de conocimiento están presentes en las ideas principales de la Guía PMBOK® 7.

¿Cómo puedo interpretar la Guía PMBOK® 7?

Piensa en esto. Quizá anteriormente, el enfoque de administrar proyectos era entregar un proyecto en el tiempo prometido, con los costos estimados y con la calidad esperada aunque no se obtuvieran beneficios a la organización.

Con lo anterior podemos decir que era «suficiente» con entregar cualquier cosa. No es completamente cierto, pero esto lo digo para que comprendas lo que se busca en esta nueva versión. La nueva versión se enfoca en entregar de la manera correcta, las cosas correctas.

No solo es entregar por entregar. Lo que nos dice la nueva Guía PMBOK 7 es entregar proyectos que aporten valor.

La Guía PMBOK® 7 nos describe que debemos enfocar nuestros esfuerzos en entregar las «cosas» adecuadas o lo que se espera del proyecto. Para ser más claro, ofrecer «algo» que tiene el mayor valor para el cliente.

El concepto de entregar valor es muy importante en esta séptima edición.

Entonces, la Guía PMBOK® séptima edición se resume en entregar SOLUCIONES de alto valor al cliente lo antes y con la mayor frecuencia posible. Para ser más específicos, estamos hablando de valor empresarial.

¿Cómo logramos esto? Pensando en principios, siguiendo modelos y generando artefactos (de esto hablare en la siguientes partes).

¿Cómo es la estructura la Guía PMBOK® 7?

Algo que debe quedar claro es que estamos hablando de un documento que tiene dos «libros» en un solo volumen. Por decirlo de una manera.

La primer parte es el Estándar ANSI (American Nacional Standards Institute) para Administración de Proyectos. En este estándar se cubren los 12 principios para la administración de proyectos.

El segunda parte es la Guía PMBOK®. Ésta es la respuesta del Project Management Institute (PMI) para seguir el estándar y lo hace a través de 8 dominios.

¿Qué son los 12 principios para la administración de proyectos de la Guía PMBOK® 7?

Los 12 principios del PMBOK® 7 se refieren a los comportamientos que son deseables tener como personas cuando administramos proyectos.

Los principios se refieren al tipo de conducta que se espera que tengas como Project Manager, como Scrum Master, etc.

Primero te propongo entender que es un principio.

¿Qué es un principio?

Un principio es la base de cómo podemos abordar cualquier cosa.

Un principio es una idea que sirve como guía de nuestros comportamientos o de nuestras acciones. Se puede aplicar en diferentes contextos y de diferentes maneras.

No importa el tipo de proyecto que estes desarrollando. Los 12 principios que se proponen en la Guía PMBOK 7 pueden ser usados de multiples formas.

Cada principio esta interconectado. No importa el orden. Todos son igual de importantes.

Cuando pienses en los principios debes pensar en modelos mentales.

¿Que es un modelo mental?

Es un conjunto de representaciones en la mente de situaciones reales o imaginarias

Un modelo mental es una explicación de cómo funciona algo. Es un concepto, marco que sirve en tu mente para ayudarte a interpretar el mundo y comprender la relación entre las cosas.

En este sentido, la Guía PMBOK 7 es un conjunto de modelos mentales que nos ayudan a entender y ejecutar nuestros proyectos de una mejor manera.

12 Principios de la Guía PMBOK 7 explicados

A continuación cada uno de los principios de una manera muy puntual:

1.- Ser un administrador diligente, respetuoso y atento (Be a diligent, respectful, and caring steward).- Este principio se refiere a ser respetuoso. Nos habla de hacer las cosas con ética.

Debes preocuparte por el proyecto y sentirte responsable y comprometidos con la entrega de valor a través del proyecto.

Se trata de ser un Project Manager que sea transparente, que se preocupa por evitar conflictos de intereses y respetar las normas.

Entonces, debes poner todo tu empeño y responsabilidad en supervisar los proyectos con el mismo nivel de atención y de cuidado que utilizas cuando se trata de tu vida personal.

En resumen, enfócate en el proyecto, pon toda tu atención en el trabajo, se honesto para generar un ambiente de confianza y de cumplimiento.

STEWARDSHIP

2.- Create a collaborative team.- Este principio nos habla de que somos responsables por crear un entorno de colaboración en el equipo del proyecto.

Un equipo trabaja en conjunto. Un equipo tiene éxito porque cada integrante tiene diferentes habilidades. Cada uno de los individuos complementa a los otros.

Es imposible obtener resultados sostenibles sin un equipo que colabore y trabaje conjuntamente hacia un mismo objetivo.

Los miembros del equipo deben utilizar sus habilidades específicas con el fin de satisfacer las necesidades del equipo y los objetivos del proyecto.

Como Project Manager tu eres responsable por crear este ambiente para el equipo.

La colaboración en equipo no significa necesariamente amistad. La cultura organizacional influye en la forma de trabajar en equipo. Es más eficiente y eficaz trabajar en equipo que en solitario.

¿Parece fácil, no? La verdad, es que se requiere un gran esfuerzo para conseguir esto.

La mayoría de las veces los integrantes de un equipo saben el trabajo y actividades que se tienen que hacer para conseguir los objetivos del proyecto, pero simplemente no lo hacen.

Por lo tanto, la razón de ser de este principio es que debes crear una cultura del trabajo en equipo. Debes usar estrategias para generar un ambiente de colaboración entre los diferentes roles y responsabilidades

TEAM

3.- Comprometerse eficazmente con las partes interesadas (Effectively engage with stakeholders).- Aquí no se refiere a administrar a los interesados de un proyecto. Lo importante de este principio es «conectar» con los interesados. Comprometernos ambas partes (administradores de proyectos e interesados) de tal forma que podemos crear un ambiente colaborativo.

Como líder de proyectos necesitas trabajar muy de cerca con los interesados y asegurarte que apoyan tus desiciones. La idea es que te asegures que ellos no serán un impedimento para los objetivos del proyecto.

Pueden apoyar o oponerse al trabajo del proyecto, y su opinión puede cambiar con el tiempo. Las partes interesadas pueden ser internas o externas a la organización. Pueden ir y venir durante el ciclo de vida del proyecto.

Las partes interesadas pueden influir directa e indirectamente en el proyecto. Si no te comprometes con ellos, puedes crear amenazas y perder oportunidades para optimizar los resultados en los que deberías centrarte para aportar valor.

STAKEHOLDERS

4.- Centrarse en el valor (Focus on value).- En cada acción que realices debes pensar en entregar valor. Cada cosa que hagas debes preguntarte si entregas valor al proyecto.

Los proyectos de éxito consisten en aportar valor. Va más allá de una simple entrega en tiempo, dentro de los costos prometidos, con la calidad esperada.

Los beneficios se obtienen cuando las partes interesadas perciben el valor positivo de los resultados obtenidos.

No tiene sentido centrarse en el calendario y el presupuesto si no se aporta valor en un proyecto.

Tu tienes que crear un ambiente que propicie la entrega valor, de tal forma que quienes ven el valor y los resultados son las partes interesadas. Los interesados son quien recibe el valor. Ese valor puede obtenerse durante o después de la finalización del proyecto.

VALUE

5.- Reconocer, evaluar y responder a las interacciones del sistema (Recognize, evaluate, and respond to system interactions).- Este principio busca hacerte ver que tu proyecto está conectado con todo un ecosistema fuera y dentro de la organización. Los proyectos no son sistemas aislados. Todo lo que haces o dejas de hacer afecta al ecosistema y a tu trabajo.

Un proyecto es un sistema más amplio que incluye varios agentes interdependientes. Es tu responsabilidad asegurarte de que estas interacciones se tienen en cuenta y se planifican.

Es esencial equilibrar las perspectivas internas y externas. Los sistemas pueden cambiar con el tiempo debido a las volatilidades internas y externas. Los sistemas funcionan más allá del ciclo de vida del proyecto y continuarán después.

Un proyecto se realiza dentro de una organización, pero este a su vez esta dentro de un ambiente de negocios que se relaciona con otras entidades, políticas, religiosas etc. Algo que sucede fuera de tu proyecto puede afectarte en alguna etapa del mismo.

Eres responsable de ver todo el contexto, tienes que tener la capacidad de cambiar, si factores externos afectan los resultados de tus proyectos. Por eso debes estar preparado para balancear todas las relaciones que existan alrededor de tu ambiente de trabajo.

SYSTEMS THINKING

6.- Demonstrate leadership behaviors.- Nos habla de ser un líder.

7.- Tailor based on context.- Cada proceso puedes ajustarlo a como tu decidas. Puedes usar diferentes metodologías: Agile, Scrum, Kanban, cualquier cosa. Ajusta tus proyectos como quieras, pero entrega valor.

8.- Build quality into processes and deliverables.- Significa entender los requerimientos para entregar lo que los interesados están esperando del proyecto.

9.- Navigate complexity.- Significa entender que vivimos en ambientes de urgencia. En donde está presente la incertidumbre.

10.- Optimize risk responses.- Todo lo relacionado a la gestión de riesgos.

11.- Embrace adaptability and resiliency.- Desarrollar habilidades que nos permitan responder a situaciones cambiantes.

12.- Enable change to achieve the envisioned future state.- No es administrar el cambio. Se refiere a tener la capacidad de responder a las eventualidades para llegar a un estado deseado.

En resumen, los 12 principios se refieren a comportamientos humanos.

¿Qué son los 8 dominios de la Guía PMBOK® 7?

Los dominios en el PMBOK® 7 se refieren a las estrategias que debes seguir para lograr proyectos exitosos.

Los 8 principios no reemplazan a las 10 areas de conocimiento. No son lo mismo. Son similares pero tienen diferencias. La principal diferencia es que los 8 principios no cubren un tema en particular como lo hacen las áreas de conocimiento.

Los 8 dominios de la Guía PMBOK® 7:

1.- Stakeholders

2.- Team

3.- Development Approach and Life Cycle

4.- Planning

5.- Project Work

6.- Delivery

7.- Measurement

8.- Uncertainty.

Todos los dominios son importantes. No tienen un orden en particular.

Conclusión:

En las versiones anteriores de la Guía PMBOK® teníamos entradas, herramientas/ técnicas y salidas. Ya no se preguntan en el examen de certificación. Eso no significa que no las tengas que estudiar. Si las estudias estarás mejor preparado, porque entiendes los procesos.

¿Entregar en tiempo y costo es irrelevante? No es irrelevante, pero no lo es todo.

Es importante entrega en tiempo, en costos y con calidad pero todo esto haciendo cosas correctas para tener proyectos exitosos.

Un proyecto exitoso entendido como aquel que cumple con los objetivos acordados, satisface las necesidades o expectativas de los interesados, se cumplen con los tiempos, costos estimados, se cumple con la calidad y además que es sostenible, es decir, que con el mismo equipo o recursos se podrían realizar otros proyectos en el futuro, y todo gracias a que se ha generado un ambiente cordial de trabajo en equipo.

EL PMBOK® 7 es menos prescriptivo que las versiones anteriores, es decir, se hacen menos indicaciones de cómo administrar proyectos. Es más general para que tu adaptes tus proyectos dependiendo su contexto. Trata de cubrir diferentes temas pero de una manera mas breve sin entrar a detalles. Sin llegar a ser sistemático.

Utiliza la Guía PMBOK® 6 junto con esta nueva versión. Es posible usar estas dos guías como complementos.

La Guía PMBOK® 7 no es necesariamente un reemplazo a la version anterior.

El examen de certificación ya tiene reflejados los cambios desde inicios del 2021. No hay nada más que vaya a cambiar por la publicación de la nueva versión.

Recuerda que el examen del PMI no es un examen de memoria. Así no funciona.

Por último te comparto mi interpretación de como se relacionan los grupos de procesos, las áreas de conocimiento junto con los principios y dominios de la Guía PMBOK® 7.

49 Procesos de la Administración de proyectos y las 10 áreas de conocimiento junto con los principios y dominios.

Te invito a que continues con las siguientes partes de este resumen que estaré liberando semanalmente.

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Parte 3 en desarrollo…