Controlar los costos (Valor ganado)

Controlar los costos es detectar desviaciones a la línea base de costos para que el equipo de trabajo pueda implementar acciones correctivas y minimizar el riesgo del proyecto.

Implica analizar la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.

Técnicas y herramientas

En el artículo sobre Controlar el cronograma se mencionó lo que se necesita para llevar a cabo la técnica del valor ganado:

1. Seleccionar un momento (fecha) del proyecto en ejecución.
2. Conocer el valor planificado (PV: Plan Value), el cronograma planificado y formalmente aprobado del proyecto en términos del costo presupuestado por periodo.
3. Conocer el costo real (AC: Actual Cost), es el costo real o actual del trabajo completado en determinado momento.
4. Conocer el porcentaje de avance del proyecto en un momento determinado.
5. Convertir el porcentaje en un valor monetario multiplicando el porcentaje y el presupuesto, esto se conoce como Valor ganado (EV: Earned Value) o valor del trabajo realizado.

En este artículo veremos un ejemplo sencillo que nos permita observar de donde vienen las fórmulas y que significan cada una de ellas:

Ejemplo: Gestión del valor ganado paso a paso

Eres director de un proyecto que tiene una sola actividad que dura 4 días y en cada uno de los días se necesitan $10 dólares para poder concluir con el trabajo.

Con estos datos y en un escenario ideal (sin imprevistos y cumpliendo con los objetivos cada uno de los días): ¿Cuánto debería costar el proyecto?

Fig. 1.- Datos del proyecto

Si no ocurren imprevistos sabemos  que el presupuesto del proyecto será de $40 dólares a esto le llamaremos presupuesto hasta la conclusión BAC:

BAC =   $10 * 4 días = $40 dólares.

Fig. 2.- BAC es el presupuesto que se ha planeado para este proyecto.

Se necesitan $40 dólares en un escenario ideal, sin embargo, en la vida real esto no sucede, tenemos riesgos e imprevistos que afectan los alcances de los proyectos y hacen que tengamos retrasos y gastos extras.

Continuando con el ejemplo, de la fig. 1 podemos observar los valores planificados (PV) para cada unos de los días:

Fig. 3.- Valor planificado

Ahora bien, vamos a realizar unas suposiciones que afectarán la planeación del proyecto:

Hemos finalizado el segundo día de trabajo (Día 2) y sólo se ha realizado el 49% del trabajo (idealmente debería haberse terminado el 50% del trabajo ya que estamos a la mitad de lo planificado).

Al finalizar el día 2 se han gastado $19 dólares (de los datos iniciales sabíamos que al día 2 teníamos que haber gastado $20 dólares )

Por lo tanto, si nos ubicamos en el día 2 y miramos hacia atrás en el tiempo, podemos observar que hemos generado un costo real AC de $19 dólares:

Fig. 4.- Costo actual, valor monetario realizado al finalizar el día 2

Ademas, hemos realizado un trabajo del 49% (este porcentaje después se deberá convertir a unidades monetarias):

Fig.5.- El valor ganado o valor del trabajo realizado.

De la misma manera, si seguimos situados en el día 2, pero ahora miramos hacia adelante (lo que nos falta por trabajar) podemos ver que todavía tenemos gastos por realizar, a eso le llamaremos Estimación hasta la conclusión (ETC), es decir,  ¿cuánto dinero más se necesita para terminar el proyecto?

Fig. 6.- Estimación hasta la conclusión.- ¿cuánto más se necesita para terminar el proyecto?

Ahora de la Fig. 7, si miramos todo lo que hemos hecho y lo que nos falta por realizar al finalizar el día 2, podemos estimar cuánto costará el proyecto al finalizar a lo que llamaremos Estimación a la conclusión EAC:

Fig. 7.-Estimación a la conclusión EAC: ¿cuánto costará el proyecto al finalizar ?

Para terminar, de las figuras podemos observar que podemos calcular la diferencia entre el presupuesto y lo que esperamos gastar, a lo que llamaremos Variación a la conclusión VAC:

Fig. 8.- Variación a la conclusión VAC: diferencia entre el presupuesto y lo que esperamos gastar.

A manera de resumen, lo que hemos realizado hasta el momento, es visualizar todas aquellas variables que se verán afectadas por diferentes circunstancias cuando se este ejecutando el proyecto:

Resumen:

1. El proyecto ha concluido con el segundo día de trabajo.
2. Se ha terminado solamente el 49% del trabajo del proyecto.
3. Se han gastado $19 dólares del presupuesto total.

¿Y esto para que me sirve?

• Sirve para saber si hemos gastado de más o si hemos ahorrado.
• Sirve para saber si vamos adelantados o atrasados en el cronograma.

Por lo tanto, a partir de ahora podemos realizar la siguientes estimaciones:

1. ¿Hasta el día 2, se ha gastado de más o se ha gastado menos que lo planificado?
2. ¿Cuánto costará realmente el proyecto con lo que hasta el momento se ha gastado y considerando  que aun hay trabajo pendiente?
3. ¿El proyecto va adelantado en cronograma o va atrasado?

Para responder a las preguntas lo primero que se tiene que hacer es calcular EV, para lo cual se tiene que convertir el trabajo realizado a un valor monetario.

Convertir el porcentaje en un valor monetario multiplicando el porcentaje y el presupuesto, esto se conoce como Valor ganado (EV: Earned Value) o valor del trabajo realizado.

EV = 49% * $40 = $19.6 dólares

Ahora realizamos las sustituciones en las fórmulas que mencionamos en el proceso de Controlar el cronograma, podremos confirmar lo que habíamos visto gráficamente, el proyecto esta retrasado y se ha gastado menos de lo planeado:

Formulas para la gestión del valor ganado

Ahora te comparto un video en donde vemos un ejemplo más complejo de como realizar los cálculos de la gestión del valor ganado paso a paso.