Planificar la gestión de las adquisiciones

Planificar la gestión de las adquisiciones es determina qué bienes y servicios deberán adquirirse fuera de la organización y cuáles podrán ser provistos internamente por el equipo de proyecto.

Se analiza cuál es el tipo de contrato más conveniente para cada caso en particular, se prepara toda la documentación necesaria para realizar los pedidos de propuestas.

¿Qué comprar?

¿Cuándo?

¿Cómo?

El director del proyecto no necesita ser un experto en adquisiciones pero por lo menos debe:

• Colaborar en la adecuación del contrato a las necesidades del proyecto.
• Asegurar que el contrato incluya todos los requisitos del proyecto.
• Incorporar acciones de mitigación de riesgos en el contrato.
• Comprender todos los términos del contrato.
• Participar en la negociación del contrato para cuidar la relación con el vendedor
• Administrar el contrato y sus cambios

¿Qué tipos de contrato hay que conocer?

Contratos de precio fijo

En este tipo de contratos se establece un precio total fijo para un producto o servicio definido que se va a prestar, se clasifican en:

• Contratos de Precio Fijo Cerrado (FFP).- El precio de los bienes se fija al comienzo y no está sujeto a cambios, salvo que se modifique el alcance del trabajo. Cualquier aumento de costos por causa de un desempeño adverso es responsabilidad del vendedor, quien está obligado a completar el esfuerzo.

• Contratos de Precio Fijo más Honorarios con Incentivos (FPIF).- Permite  incentivos financieros ligados al cumplimiento de las métricas acordadas. Los objetivos de desempeño se establecen al principio, y el precio final del contrato se determina tras completar todo el trabajo sobre la base del desempeño del vendedor.

• Contratos de Precio Fijo con Ajuste Económico de Precio (FP-EPA).– Se utiliza cuando el período de desempeño del vendedor abarca un periodo considerable de años. Permite ajustes finales predefinidos sobre el precio del contrato debido a cambios inflacionarios o aumentos (o disminuciones) del costo de productos específicos.

Contratos de costos reembolsables

Implican reembolso de costos al proveedor por todos los costos legítimos y reales para completar el trabajo, más los honorarios que representan la ganancia del proveedor, se clasifican en:

• Contrato de Costo Más Honorarios Fijos (CPFF).- Al vendedor se le reembolsan todos los costos autorizados, a la vez que recibe el pago de sus honorarios fijos calculados como un porcentaje de los costos del proyecto estimados al inicio. Los honorarios se pagan exclusivamente por el trabajo completado y no varían en función del desempeño del vendedor.

• Contrato de Costo Más Honorarios con Incentivos (CPIF).- Al vendedor se le reembolsan todos los costos autorizados y recibe honorarios con incentivos predeterminados, basados en el logro de objetivos específicos de desempeño establecidos en el contrato. Si los costos finales son inferiores o superiores a los costos originales estimados, el comprador y el vendedor comparten las desviaciones de costos según una fórmula previamente negociada.

• Contrato de Costo Más Honorarios por Cumplimiento de Objetivos (CPAF).- Al vendedor se le reembolsan todos los costos legítimos, pero la mayor parte de los honorarios es obtenida basándose sólo en la satisfacción de cierto criterio subjetivo general de desempeño definido e incorporado dentro del contrato.

Contrato por Tiempo y Materiales (T&M).

Contiene aspectos tanto de los contratos de costos reembolsables como de los contratos de precio fijo.

El valor total del acuerdo y la cantidad exacta de elementos a entregar pueden no estar definidos por el comprador en el momento de la adjudicación del contrato.

Las tarifas por unidad de mano de obra o de materiales pueden establecerse por anticipado por el comprador y el vendedor, incluidas las ganancias del vendedor, cuando ambas partes acuerdan los valores para categorías específicas de recursos, tales como tarifas por hora específicas para ingenieros expertos o categorías de materiales con tarifas específicas por unidad.

¿Cuál es el  nivel de riesgo de costo de acuerdo con el tipo de contrato?

Si el comprador tiene menor riesgo por un tipo de contrato, ese riesgo pasa a manos del proveedor y esto podría ser perjudicial para el proyecto.  

 Ejemplo 1 de contratos en las adquisiciones:

Ejemplo 2:

Un proyecto tiene un contrato de costo más honorarios con incentivos, el costo estimado del contrato es de $910,000 con unos honorarios de $ 55,000. Si el proveedor mejora ese costo estimado, los ahorros se repartirán: 30% de los ahorros para el comprador y 10% de los ahorros restantes irán al proveedor. El costo real del proyecto fue de $800,000.

¿Cuales deben ser los honorarios y el precio final a pagar?

Costo contratado = $910,000 + $55,000 = 965,000 (Cantidad máxima a pagar)

Costo real = $800,000

Incentivo para el proveedor = 10%

Incentivo = $910,000 – $800,000 = ( $110,000 ) * 10% = $11,000

Honorarios totales = $55,000 + $11,000 = $66,000

Costo final = $66,000 + $800,000 = $866,000

Herramientas y técnicas

Analisis de hacer  o comprar

Determinar si es conveniente producir algún insumo del proyecto dentro de la organización o comprarlo fuera del proyecto.

Ejemplo:

En un proyecto se tiene que tomar una decisión entre comprar un equipo o rentarlo. El costo de alquiler es de $400 diarios. Si compra el equipo el costo es de $3.000, además posee unos costos de mantenimiento de $40 diarios. ¿Cuánto tiempo es necesario para que el costo de rentarlo sea el mismo que el costo de compra?

$400(D) = $3000 + $40(D)

$400(D) – $40(D) = $3000

$360(D)  = $3000

D  = $3000 / $360

D  = 8.33

Si necesita el equipo por más de 8 días, debería considerar la compra, de lo contrario rentar el equipo es la mejor alternativa.

Salidas

Plan de Gestión de las Adquisiciones

• ¿Qué se produce dentro del proyecto y qué se comprará?
• ¿Qué tipos de contratos se utilizarán?
• ¿Quién elaborará los criterios de evaluación de proveedores? ¿Cómo será la gestión y seguimiento de los proveedores?
• ¿Qué restricciones y supuestos afectarán las adquisiciones? ¿Cuál es el cronograma de cada entregable del contrato?
• ¿Qué garantías existen si no se cumple el contrato?
• ¿Cuáles son los proveedores precalificados?
• ¿Cuáles son las métricas para evaluar a los proveedores?

Criterios para la selección de proveedores:

• Capacidad técnica.
• Nivel de riesgo.
• Garantías.
• Capacidad de producción.
• Tamaño y tipo de negocio.
• Desempeño pasado del proveedor

Documentos de las adquisiciones:

Solicitud de información – Request for Information (RFI).- El comprador solicita al posible proveedor que proporcione determinada información relacionada con un producto, servicio o capacidad del proveedor. 

No constituye un compromiso formal de adquisición por ninguna de las dos partes, comprador o proveedor

Solicitud de cotización – Request for Quotation (RFQ).- Se utiliza para solicitar propuestas de posibles proveedores de productos o servicios. Se utiliza cuando hay muchos potenciales proveedores.

Solicitud de propuesta – Request for Proposal (RFP).- Se utiliza cuando el proveedor debe desarrollar el producto o servicio que se requiere en el proyecto ya que usualmente no está disponible fácilmente. 

Ejemplo: implementar un sistema de seguridad a nivel organizacional.

Invitación a licitación – Invitation for Bids (IFB).- Solicitar propuestas de los proveedores calificados donde el criterio principal es el precio del producto requerido por el comprador. Usualmente sólo incluye los proveedores formalmente calificados

Enunciados del Trabajo Relativo a Adquisiciones.

Incluye el alcance detallado de los productos que van a adquirirse con el contrato para que el vendedor evalúe si podrá realizar dicho aprovisionamiento. Es conocido por sus siglas en inglés SOW (statement of work).

Tipos de enunciado del trabajo:

1. Desempeño o funcional.- Transmite lo que el producto final debe ser capaz de cumplir en lugar de cómo debe ser construido,  alto nivel de flexibilidad.
2. Detallado.- Énfasis en la funcionalidad del producto, servicio, mediano a bajo nivel de flexibilidad.
3. Diseño.- Transmite exactamente el trabajo a realizar, ninguna flexibilidad.

Descarga la plantilla Plan de Gestión de las Adquisiciones

Descarga la plantilla Solicitud de propuesta

Descarga la plantilla Propuesta

Descarga el template desde https://www.projectmanagementdocs.com/