Planificar la gestión de las comunicaciones es determinar cuáles serán las necesidades y los requisitos de información de los interesados y de los activos de la organización disponibles.
Se tiene que garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
El 90% del tiempo es comunicación.
Para planificar la gestión de las comunicaciones se necesita plantear estas preguntas:
- ¿Qué información necesitan los interesados?
- ¿Cuándo necesitarán la información?
- ¿Cuántos canales hay involucrados?
- ¿Quién se comunica con quién?
- ¿Quién recibirá la información?
- ¿Cómo se distribuirá la información?
- ¿Quién distribuirá la información?
- ¿Qué tecnología utilizaremos?
- ¿Con qué frecuencia será la comunicación?
Dimensiones de la comunicación
| Interna y externa | Interna: miembros del equipo, usuario final, interesados, alta dirección.
Externa: cliente externo, otros proyectos, medios de comunicación, público en general. |
| Formal e informal | Formal: informes, memorandos, instrucciones, procedimientos y manuales.
Informal: correos electrónicos, conversaciones ad hoc. |
| Vertical y
horizontal |
Vertical: hacia arriba (alta dirección) y abajo (subordinados, dentro
de la organización). Horizontal: entre colegas. |
| Oficial y no oficial | Oficial: boletines, informe anual.
No oficial: comunicaciones extraoficiales |
| Escrita y oral | Escrita: informes, correo electrónico, planes.
Oral: presentaciones, reuniones, comunicaciones ad hoc. |
| Verbal y no verbal | Verbal: diálogo (dos o más personas), monólogo (una sola persona).
No verbal: inflexiones de voz y lenguaje corporal |
Una comunicación eficaz significa que la información se suministra en el formato adecuado, en el momento oportuno y con el impacto apropiado.
Cuidado con la información de carácter confidencial.
Técnicas y herramientas del proceso
Análisis de requisitos de comunicación
Los canales de comunicación determinan la complejidad de las comunicaciones del proyecto.
Un buen plan de comunicaciones incluye quién se comunicará con quién y quién recibirá qué tipo de información.
La fórmula para calcular los canales de comunicación es:
Número de canales = (n x (n-1)) / 2
Donde n es el número de interesados
Ejemplo: Se tienen 4 interesados en un proyecto ¿Cuántos canales de comunicación se necesitan?
Respuesta: (4 x ( 4 -1)) / 2 = 6 canales
Tecnologías de la comunicación
Métodos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto.
Hay factores que pueden influir en la selección de la tecnología de comunicación:
- Urgencia.
- Disponibilidad actual de tecnología.
- Competencias del personal, facilidad de uso.
- Cambio tecnológico.
- Entorno de trabajo: ¿físico o virtual?
- Sensibilidad y confidencialidad de la información.
Modelos de comunicación
Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto.
La secuencia de pasos de un modelo básico de comunicación es la siguiente:
El emisor:
- Codifica el mensaje en forma cuidadosa
- Seleccione el método apropiado de envío
- Envía información clara y completa
- Confirme que el mensaje fue comprendido
El receptor:
- Decodifique el mensaje en forma cuidadosa
- Confirme que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva.
Métodos de comunicación
- Comunicación interactiva.- Se da entre dos o más partes que realizan un intercambio de información de tipo multidireccional.Resulta la manera más eficiente de asegurar una comprensión común entre todos los participantes sobre temas específicos, e incluye reuniones, llamadas telefónicas, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.
- Comunicación de tipo push (empujar).- Enviada a receptores específicos que necesitan recibir la información.Esto asegura la distribución de la información, pero no garantiza que efectivamente haya llegado ni sea comprendida por la audiencia prevista. Este tipo de comunicación incluye cartas, memorandos, informes, correos electrónicos, faxes, correos de voz, blogs, comunicados de prensa, etc.
- Comunicación de tipo pull (tirar).- Utilizada para grandes volúmenes de información o para audiencias muy grandes y requiere que los receptores accedan al contenido de la comunicación según su propio criterio.
Estos métodos incluyen los sitios intranet, el aprendizaje virtual (e-learning), las bases de datos de lecciones aprendidas, los repositorios de conocimiento, etc.
Salidas
Plan de gestión de las comunicaciones plantilla de ejemplo
Describe la forma en que se planificará, estructurará y controlará las comunicación del proyecto.
El plan contiene la siguiente información:
- La información que debe ser comunicada, incluidos el idioma, el formato, el contenido y el nivel de detalle.
- El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y para la recepción de la confirmación o respuesta.
- La persona responsable de comunicar la información.
- Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa.
- El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando (nombres) para el escalamiento de aquellos incidentes que no puedan resolverse a un nivel inferior.
- Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los flujos de trabajo con la posible secuencia de autorizaciones, la lista de informes y los planes de reuniones, etc.
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Oscar Josafat Gascón Busio
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