Se sabe que todo proyecto tiene un ciclo de vida, por ello, se debe elegir un Modelo de Gestión que sea lo suficientemente adecuado para poder enfrentar las adversidades que lleguen a presentarse.
La nueva aproximación de La Guía del PMBOK® establece los
siguientes Modelos de Gestión posibles vinculados al ciclo de vida del proyecto:
• Modelo de Gestión Predictivo.
• Modelo de Gestión Iterativo.
• Modelo de Gestión Adaptativo.
• Modelo de Gestión Híbrido.
Pero… ¿Cómo saber con seguridad que Modelo de Gestión elegir?, aquí te lo explico.
La naturaleza de los proyectos y su ciclo de vida cambian dependiendo de su grado de incertidumbre en función de 1) Qué tan definidos están sus requerimientos (“El Qué”) y de 2) Qué tan conocidos sean sus procesos (“El Cómo”). Así, la relación que existe entre estas dos variables nos permite generar lo que yo llamo la “Matriz de Incertidumbre”, que define 4 cuadrantes según su contexto y nivel de incertidumbre:
Desarrollo
Analicemos cada uno de los cuadrantes.
1.- Contexto simple
En este cuadrante están bien definidos los requerimientos del proyecto y los procesos que se deben llevar a cabo en él, es decir, “El Qué” y “El Cómo” son indiscutiblemente claros.
Por ejemplo, en un proyecto de reparación de baches en una avenida principal de la ciudad, donde toda la ejecución es predecible y poco variable, incluso existen estándares y mejores prácticas para realizar un trabajo así.
Si tu proyecto es de un solo entregable y existe un estándar, proceso documentado o guía de mejores prácticas que se apeguen al cumplimiento de los requerimientos sin la presencia de un experto, no lo dudes, el modelo que debes utilizar es el Modelo de Gestión Predictivo, también llamado Modelo en Cascada.
2.- Contexto complicado
Este es el cuadrante de la incertidumbre objetiva. Aquí no es posible tener certeza de los eventos, solo se puede calcular la probabilidad con la que pueden suceder, debido a que los requerimientos están definidos pero el proceso, el camino a seguir, no es totalmente claro.
Por ejemplo, en un proyecto para la construcción de un puente que conectará 2 ciudades divididas por un río, el requerimiento es bastante evidente pero seguramente antes y durante la ejecución se tendrá que incluir a uno o varios expertos que vayan retroalimentando el proyecto para terminar de definir “El Cómo” y gestionar los probables
cambios haya.
Si tu proyecto es de un solo entregable, no está estandarizado y en cambio requieres de un experto o manual de buenas prácticas para ir evaluando si tu proceder es el más viable, entonces, debes utilizar el Modelo de Gestión Iterativo, que es como el Modelo de Gestión Predictivo pero dividido en intervalos para poder hacer chequeos intermedios y obtener feedback aunque el entregable no esté finalizado, es decir, puedes refinar el alcance al inicio de cada iteración e incorporar cambios conforme se va desarrollando el proyecto
3.- Contexto complejo
Este es el cuadrante de la incertidumbre subjetiva. A este nivel de incertidumbre ni siquiera se puede conocer la probabilidad de los eventos, sin embargo, un grupo interdisciplinario de expertos podrían tener las habilidades (“El Cómo”) para realizar el trabajo, “descifrando” juntos los requerimientos más viables a través de la experimentación y prácticas
emergentes, todo esto en busca del cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Por ejemplo, en un proyecto para la reducción de la congestión vehicular en la ciudad, hay una infinidad de variables relacionadas con el problema como la hora, época del año, condiciones climáticas, relación entre calles circundantes, afluencia de peatones, cultura vial de cada conductor, etc. Aquí, se desconoce “El Qué” se hará, por eso lo más recomendable es realizar entregas continuas, rápidas y listas para poder experimentar con
ellas.
Si necesitas más de un entregable para ser probado primero porque para tu proyecto no existe un estándar, ya no alcanzan las buenas prácticas, ni la palabra de los expertos, entonces necesitas innovar, descubrir oportunidades y convertirlas en nuevas realidades utilizando el Modelo de Gestión Adaptativo y las prácticas emergentes.
4.- Contexto caótico
En este cuadrante no podríamos hablar de un proyecto, porque por lo regular es un estado temporal de emergencia e incógnitas absolutas. Nadie sabe “El Qué”, ni “El Cómo”, pero, en medio de la crisis hay quienes actúan en favor de controlar y normalizar la situación para poder llevarla a un cuadrante de menor incertidumbre y así lograr la concepción de un proyecto a realizar.
Por ejemplo, en un desastre vial, de inicio no vas a hacer un plan, trabajar por iteraciones o definir un Sprint de 2 semanas; primero simplemente actúas y una vez controlada la situación das paso a una solución más estructurada. Si estás en estado de caos, actúa usando el sentido común y una vez normalizado elige el Modelo de Gestión que más se adecue al contexto de tu nueva situación, por supuesto, basado en La Matriz de Incertidumbre, pero ¿Quieres un tip? Después del caos, la tendencia natural es caer en un contexto complejo, porque en estos casos hay mucha oportunidad para innovar.
¿Y qué pasa con el Modelo de Gestión Híbrido?, ¿Se refiere a mezclar metodologías y tomar lo que mejor convenga de cada mundo?
¡Por supuesto que NO!, NO se refiere a eso. Si tu proyecto no encaja completamente en ninguno de los contextos, entonces tienes un proyecto desordenado, ubicado en el rombo gris en medio de los cuadrantes, y lo que debes hacer es utilizar El Algoritmo Divide y Vencerás, que implica dividir tu proyecto en partes más simples tanto como lo necesites para que cada porción sea categorizada en un contexto y solucionada con su Modelo de Gestión correspondiente y a esto es justamente a lo que se refiere el Modelo de Gestión Híbrido.
Conclusión
En resumen, así es como debes elegir tu Modelo de Gestión de Proyectos con base en su contexto y nivel de incertidumbre:
Escenario 1: Requerimientos definidos y procesos conocidos
Contexto simple (sin incertidumbre), usa el Modelo de Gestión Predictivo, el estándar y las mejores prácticas.
Escenario 2: Requerimientos definidos y procesos desconocidos
Contexto complicado (incertidumbre objetiva), usa el Modelo de Gestión Iterativo, a los expertos y las buenas prácticas.
Escenario 3: Requerimientos no definidos y procesos conocidos
Contexto complejo (incertidumbre subjetiva), usa el Modelo de Gestión Adaptativo, los modelos y las prácticas emergentes.
Escenario 4: Requerimientos no definidos y procesos desconocidos
Contexto caótico (incertidumbre total), no uses modelos ¡Actúa!, usa el sentido común y descubre prácticas novedosas.
Escenario 5: Algunos requerimientos/procesos son definidos/conocidos y otros no. Sin contexto (desordenado), divide las actividades y ubica cada sección dentro de un contexto para que ejecutes tu proyecto como un todo usando el Modelo de Gestión Híbrido.
Personalmente desarrollé la Matriz de Incertidumbre a partir del Marco de Trabajo Cynefin, si te interesan los marcos de trabajo ágiles y quieres conocer más al respecto también escribí un artículo dedicado a este tema que puedes leer en 5 minutos dando click al siguiente enlace:
https://lantya.mx/blog/cynefin-para-la-toma-de-decisiones
eolivos
Emmanuel T. Olivos, Consultor de Innovación y Desarrollo Tecnológico