Desarrollar el acta de constitución del proyecto

acta de constitución

Objetivo del acta de constitución

El proceso de desarrollar el acta de constitución del proyecto tiene como objetivo formaliza el inicio del proyecto y establecer el nivel de autoridad que tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

En este documento se describen las necesidades, los objetivos y los entregables de manera general, se identifican suposiciones y restricciones y se establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.

Entradas

Enunciado del trabajo del proyecto

Descripción narrativa del producto o servicio.

Tipos de enunciados:

Solicitud de propuesta (RFP; request for proposal)

Solicitud de cotización (RFQ; request for quotation)

Solicitud de información (RFI; request for information)

Invitación a licitar (IFB; invitation for bid)

Caso de negocio

Información desde una perspectiva comercial (si vale la pena o no un proyecto).

Razones por las cuales se desarrolla un caso de negocios:

  • Demanda del mercado.
  • Necesidad comercial.
  • Solicitud de un cliente final.
  • Adelantos tecnológicos.
  • Requisito legal.
  • Impacto ecológico.
  • Necesidad social.

Herramientas y técnicas

Técnicas de facilitación

  1. Lluvia de ideas
  2. Solución de conflictos
  3. Solución de problemas
  4. Gestión de reuniones o juntas

Salidas

Acta de constitución del proyecto (Project Charter)

Tip: Saber identificar el contenido del acta principalmente:

Restricciones.

Suposiciones.

Caso de negocios y entregables de alto nivel.

Justificación del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc. Presupuesto preliminar resumido.
Objetivos medibles y criterios de éxito Requisitos generales y límites del proyecto Criterios de aprobación: ¿qué criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ; ¿quién aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?
Descripción general del proyecto Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad
Riesgos preliminares. Interesados
Resumen del cronograma de hitos Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmará el acta de constitución del proyecto

Acta de constitución del proyecto plantilla de ejemplo

 

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Ingeniero en computación, administrador de proyectos certificado (PMP)® y desarrollador de software.

Sobre Oscar Josafat Gascón Busio 85 Artículos

Ingeniero en computación, administrador de proyectos certificado (PMP)® y desarrollador de software.

4 Comentarios

  1. Ante todo enhorabuena por el blog. Es de primerísima calidad su contenido.
    Quisiera plantear una duda. Si el proyecto no tiene su origen en el cliente sino en nuestro propio desarrollo, debería también partir de una FRP? Existe otra entrada para establecer un acta de proyecto para los que son “internos”?

    • Hola Javier muy buena pregunta, la respuesta breve sería que siempre es recomendado partir con un documento formal que apruebe la realización de un proyecto.
      Ahora bien, no siempre necesitas de una solicitud, pero recuerda que si el proyecto es externo o interno, al final el objetivo de un Acta de constitución es definir qué debe hacerse, qué resultado se espera y qué necesidades se pretenden cubrir con la realización del proyecto, por lo tanto, si tu proyecto es interno seguramente la necesidad por la que lo vas a realizar surgió de algún miembro del equipo (incluso por ti mismo) entonces, sería bueno que pudieras redactar de manera muy breve los requisitos iniciales y definir tus expectativas, esto es importante porque un proyecto con el paso del tiempo va a cambiar y será este documento el que nos permita recordar cuál era la finalidad de realizar el proyecto.

  2. Por tanto, la entrada no tiene que limitarse sólo a los documentos anteriores RFQ/RFP… La entrada sería la necesidad que hace que el proyecto cobre sentido. Y esta podría ser una acción correctora, una propuesta de mejora, un plan de mitigación, una decisión estratégica… según la naturaleza de nuestro proyecto.
    Añado esta web a mis favoritos. Muchas gracias!

  3. Asé es estimado Javier, la verdad es que todo surge de una necesidad. Si la naturaleza de tu proyecto y si el tiempo lo permite, la recomendación es dejar esa necesidad bien documentada, sin embargo, si no es posible adapta la gestión de tu proyecto como mejor convenga y sigue adelante.
    Gracias a ti por tus comentarios.

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