Las estrategias que podemos seguir para lograr proyectos exitosos relacionadas con los interesados de un proyecto se describen en este dominio la Guía PMBOK 7.
Trabajar de la mano con los interesados de un proyecto implica crear relaciones productivas y al mismo tiempo satisfactorias.
¿Quiénes son los interesados en un proyecto?
Los interesados pueden ser:
- Proveedores
- Clientes
- Usuarios finales de un producto
- Entidades reguladoras
- El equipo del proyecto
- El Project Manager
¿Si lo ves? Los stakeholders son todas aquellas personas o entidades que tienen algo que ver con el proyecto y que de alguna manera se pueden ver afectados por la realización del mismo.
Entonces, las estrategias que podemos seguir para lograr una administración efectiva de los interesados suelen ser: identificar a los interesados, planear cómo se van a gestionar y controlar su participación.
Identificar a los interesados y analizarlos
3 Pasos para poder entender a los interesados son:
- Identifica su posición: a favor o encontra.
- Valorar el nivel de importancia.
- Establecer la estrategia de gestión de los stakeholders.
Lo importante de este proceso es aumentar el apoyo de los que están a favor y disminuir el impacto de los que están en contra.
Planear la participación de los interesados
Ya que tengas identificados a los stakeholders analiza que tan involucrados están con el proyecto.
Nivel actual de participación de cada interesado.
Nivel deseado de participación de cada uno.
¿Qué impacto tendrá sobre los stakeholders un cambio en el proyecto?
Las interrelaciones entre ellos.
Identifica qué Información vas a comunicar a cada uno.
La frecuencia con la que vas a comunicarte con cada uno.
Identifica a los interesados y con tus habilidades reconoce cómo es que deben ser tratados cada uno de ellos.
Como Project Manager tus responsabilidades serán:
- Involucrar a los interesados para obtener o confirmar su compromiso.
- Gestionar las expectativas mediante negociación y comunicación.
- Abordar posibles inquietudes que aún no representan incidentes y anticipar futuros problemas que puedan plantear.
- Aclarar y resolver los incidentes que han sido identificados.
Controlar la participación de los interesados
A través de habilidades interpersonales debes tener la capacidad de fomentar la confianza mutua.
Deberás dar solución a conflictos buscando la causa raíz del problema y sobre todo estar escuchando de forma activa las diferentes ideas y opiniones.
Deberás superar la resistencia al cambio.
Conclusión
Entonces, lo que nos quiere decir la Guía PMBOK 7 al hablar de los Interesados es que tenemos que utilizar todos nuestros conocimientos y habilidades para identificar a los interesados, entenderlos, analizar sus posturas, priorizarlos para poder trabajar con ellos, comprometernos con sus intereses y estarlos monitoreando durante todo el tiempo que estén presentes en el proyecto.
La comunicación será la clave durante las interacciones que tengas con tus interesados.
Necesitas estar obteniendo retroalimentación de manera constante.
Estas preguntas te van a ayudar:
¿Los interesados entienden el mensaje?
¿Ellos están de acuerdo con el mensaje?
¿Hay alguna información que este faltando?
Comunícate de manera constante con tus interesados y de verdad lograrás esos proyectos exitosos que siempre has querido tener en la industria en la que ejerces.
Recomendaciones
Te recomiendo ampliamente escuchar: The Sponsor and others Stakeholders, es una serie de podcasts completamente gratuitos en donde Ricardo Viana Vargas nos habla acerca de los interesados de un proyecto, además puedes reportar PDUS al escuchar la lista.
Por ultimo, si te gusto este artículo es muy probable que te guste una serie de videos que estoy preparando en los que vas a aprender a definir, planear, estimar y controlar tus proyectos. Estos videos que estoy desarrollando son sobre PMBOK 6, PMBOK 7 y Scrum.
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Oscar Josafat Gascón Busio
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