Gestionar las comunicaciones

Gestionar las comunicaciones es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar  la información del proyecto de acuerdo con el plan de gestión de las comunicaciones. 

El principal objetivo es proporcionar un flujo de comunicación efectiva y eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados.

¡Importante!  Para el examen de certificación es necesario saber la diferencia entre:

1. Datos sobre el desempeño: Se considera información sin procesar.
2. Información de desempeño: Es la información procesada y que usualmente se utiliza como entrada entre los procesos.
3. Informes de desempeño: Son reportes escritos o electrónicos que son resultado de la integración de la información procesada (salidas).

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Informes de desempeño

Proveen información apropiada para cada nivel de audiencia y deben realizarse de forma periódica, objetiva y puntual.

Son resultado del análisis de datos recopilados y la comparación de resultados contra las líneas bases del proyecto.

Se utilizan para determinar el mejor curso de acción del proyecto.

Ejemplos de informes:

• Informe de estatus.– Describe el estado actual del proyecto comparado contra la línea base formalmente aprobada.
• Informe de progreso.- Resume lo que se ha logrado o completado en el proyecto hasta la fecha.
• Informe de tendencias.- Analiza los resultados del proyecto a través del tiempo para determinar si el desempeño del proyecto mejora o se deteriora.
• Pronósticos.- Pronostica el desempeño futuro del proyecto con índices como: EAC, ETC, VAC o series de tiempo.
• Informe de variación.- Compara los resultados actuales o reales contra las líneas base formalmente aprobadas. Ejemplo: SV y CV.
• Valor ganado.- Integra el alcance, costo y cronograma del proyecto para evaluar objetivamente el desempeño.
• Lecciones aprendidas.– Información del desempeño del proyecto para utilizarla en proyectos futuros.

¿Cuál es la diferencia entre distribuir información e informar el desempeño?

Distribuir información se refiere a la distribución de cualquier tipo de información (documental) relacionada al proyecto.

Por ejemplo:

• Planes
• Informes de desempeño.
• Seguimiento de riesgos.
• Cambios solicitados y aprobados.
• Acciones correctivas y preventivas

Informar el desempeño se refiere específicamente a la información de desempeño o avance del proyecto.

Proyecciones como:

• Estimado a la conclusión (EAC)
• Estimado hasta la conclusión (ETC)
• Variación a la conclusión (VAC)
• Variación del cronograma (SV)
• Variación del costo (CV)
• Índice de desempeño del cronograma (SPI)
• Índice del desempeño del costo (CPI)

Salidas

Comunicaciones del proyecto.- Se refiere a toda aquella información que los interesados del proyecto deben comprender:

• Informes de desempeño.
• Estado de los entregables.
• Avance real del cronograma.
• Costos actuales incurridos.