Efectuar las adquisciones

Efectuar las adquisciones es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y generar contratos.

En ocasiones se puede seleccionar a un solo proveedor para bajar costos, sin embargo en caso que el proveedor no cumpla, el riesgo para el proyecto puede ser alto.

Cuando se trabaja con más de un proveedor para una misma tarea, se diversifican los riesgos y si un proveedor no cumple, se reemplaza por otro que está cumpliendo.

Por otro lado, el equipo recibirá ofertas y propuestas, y aplicará criterios de selección definidos previamente para seleccionar uno o más vendedores que estén calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales.

Herramientas

Conferencia de oferentes

Son reuniones entre el comprador y todos los posibles vendedores que se celebran antes de la presentación de ofertas o propuestas. Se utilizan para asegurar que todos los posibles vendedores comprendan de manera clara y uniforme los requisitos de la adquisición.

La imparcialidad normalmente se aborda mediante técnicas tales como la recopilación de preguntas.

Ningún licitador reciba trato preferente.

Estimaciones independientes

El comprador preparar su propia estimación, que servirá como base de comparación de las respuestas propuestas.  De esta manera se puede visualizar si el enunciado del alcance fue ambiguo o que los potenciales vendedores no interpretaron correctamente los requisitos.

Salidas

Proveedores seleccionados

Son aquellos que se encuentran en un rango competitivo y quienes han negociado un contrato preliminar que se convertirá en el contrato real cuando se formalice la adjudicación.

La aprobación final de todas las adquisiciones complejas, de alto valor y alto riesgo, requiere por lo general la aprobación de los directivos de la organización antes de la adjudicación.