Identificar a los interesados

Identificar a los interesados es el primer proceso que realiza un administrador de proyectos una vez que es nombrado.

Un interesado puede ser un proveedor, una entidad regulatoria, un accionista, un director de área, incluso puede ser un competidor de tu organización. Por lo tanto, un interesado es cualquiera que pueda tener influencia en el proyecto.

Es importante resaltar que no estamos hablando únicamente de influencia positiva. Los interesados pueden ser todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados de manera positiva o negativa por el proyecto.

Y de la misma manera los interesados pueden afectar al proyecto, según el interés que muestren hacia el proyecto.

Entonces, en este momento de tu proyecto lo importante es identificar a esas personas y organizaciones.

Hablemos entonces sobre las entradas, herramientas y salidas para hacer este proceso posible.

¿Qué se necesita para identificar a los interesados de un proyecto?

Entradas

El acta de constitución del proyecto. Necesitas este documento porque en él se establecieron las principales personas (organizaciones o diferentes áreas) que de manera muy general se visualizan cuando inicias un proyecto.

Documentos de negocios. Estos son todos los documentos comerciales que se pueden necesitar en la organización y que están relacionados con el proyecto.

La mayoría de las veces se necesita el Plan de dirección del proyecto. Este plan es resultado de muchas otras acciones. Cuando estas realizando un proyecto suceden diferentes cosas al mismo tiempo. Es por eso, que el plan de dirección se estará desarrollando a lo largo de la planeación y tendrás que estarlo actualizando constantemente.

Otra entrada son los documentos del proyecto. Son todos aquellos registros que sean de utilidad durante el ciclo de vida del proyecto. Cualquier documento que pueda ser de utilidad porque fueron generados en fases previas o en proyectos pasados sirven como una fuente para identificar a los interesados.

Factores ambientales de la empresa. Es una frase muy elaborada, pero en realidad ¿Qué queremos decir con los factores ambientales de la empresa? Es todo lo que se relacione con la organización.

Como el ambiente interno de la organización, la estructura organizacional, la conducta cultural, las áreas de la empresa. Es todo lo que hay alrededor del proyecto y que de cierta manera puede afectar la ejecución del mismo.

Los activos de procesos de la organización es todo lo que la organización sabe. Experiencia de proyectos pasados, lecciones aprendidas. Todo lo que la empresa debe conocer para ejecutar el proyecto.

Es todo con lo que ya se cuenta y que nos puede facilitar la operación día con día. Son cosas que no tenemos que estar generando como parte del proyecto y que podemos usar porque en el pasado ya lo hemos hecho. Por ejemplo, plantillas para documentar. Si ya existe no hay que crearlo solo usarlas y listo.

Nota: Recuerda que estas dos últimas entradas se utilizan durante todo el proyecto de maneras diferentes.

Preguntas para identificar a los interesados:

¿Qué personas están involucradas?
¿Quién va a sufrir impacto por el proyecto?
¿Quién va a ser el usuario del resultado del proyecto?

Herramientas y técnicas

La primer herramienta, muy común y que se repetirá a lo largo de la Guía del PMBOK®, es el juicio de expertos. ¿Qué es el juicio de expertos? Es una opinión informada dada por un experto. Puede ser un consultor, pueden ser ustedes mismo. Cualquiera que sea experto en un tema.

La segunda herramienta es recopilación de datos, porque muchas veces es necesario recopilar información de otros proyectos y hasta de competidores o conocimiento de los clientes.

Análisis de los interesados
1.- Identificar a todos los potencialmente interesados.
2.- Identifica su posición: a favor o encontra.
3.- Valorar el nivel de importancia.
4.- Establecer la estrategia de gestión de los interesados.

Lo importante de este proceso es aumentar el apoyo de los que están a favor y disminuir el impacto de los que están en contra.

Salidas

Registro de interesados: Plantilla de ejemplo: