En el  artículo anterior, comencé a describir las características generales del proyecto, esto sirvió como introducción y para empezar a identificar el trabajo que se va a realizar.

Ahora voy a considerar que ya he tenido un primer acercamiento con nuestro patrocinador, en el que se mencionaron a grandes rasgos las necesidades y es momento de formalizar nuestro proyecto.

Para formalizar el proyecto vamos a dejar las cosas por escrito, así que hay que desarrollar un documento llamado Acta de Constitución.

Frecuentemente pensamos que tenemos que ser «burocráticos» a la hora de administrar proyectos, sin embargo,  podemos decidir que tan complejas o simples haremos las cosas a la hora de gestionar los proyectos.

Nosotros tenemos el poder de decidir si nos complicamos o nos hacemos fácil el trabajo.

El Acta de Constitución 

¿Recuerdas los requisitos que se mencionaron en la primer entrega de estos artículos?

Para este proyecto hay que pensar que cosas extras implican cada uno de ellos:

• ¿Cómo buscar el lugar «más» adecuado para este mega proyecto?
• ¿Cómo se va a preparar el lugar para la construcción?
• ¿Cómo se va a trabajar en condiciones de frio extremo?
• ¿Cuáles serán los mejores meses para distribuir el trabajo?
• ¿Qué recursos se van a necesitar para poder realizar este proyecto?
• ¿Cómo planear desde el tamaño de las cajas que seran enviadas hasta el proceso de  cómo cada país enviará sus semillas?
• ¿Cómo garantizar que las cajas no sean violadas?

¿Qué otras preguntas se te ocurren?

Una vez hecho lo anterior, hay que redactar el Acta de Constitución que por lo menos deberá tener:

Nombre del proyecto: Bóveda Global de Semillas de Svalbard.

1.- Propósito y justificación.- Breve descripción de la razón de ser del proyecto, ¿Por qué vale la pena realizarse?, ¿Qué se espera del proyecto? problema, oportunidad, requisito de negocio, etc.

2.- Descripción del Proyecto.- Características, funcionalidades, soporte entre otros.

3.- Requerimientos de alto nivel.- Principales condiciones y/o características generales que debe cumplir el proyecto, así como los limites.

4.- Riesgos principales

5.- Objetivos.- Estos pueden estar principalmente relacionados con el tiempo, costo, alcance y calidad, pero deben de ser medibles.

6.- Listado de hitos.- Fechas importantes o fechas en las que se definirán o cerrarán etapas del proyecto.

7.- Presupuesto estimado.- Estimaciones de costos que serán necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto.

8.- Lista de Interesados.- Personas u organizaciones que estén activamente involucrados en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por el proyecto o por el producto que es resultado del mismo.

9.- Niveles de autoridad del Director del Proyecto.- Describir cuáles serán las actividades o tareas sobre las cuales el director del proyecto podrá tomar decisiones directamente, ejemplos: Decisiones sobre el personal,Gestión presupuestal y variaciones, Decisiones técnicas,Resolución de conflictos.

10.- Criterios de aprobación .- ¿Qué criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ¿quién aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?

Antes de ver el ejemplo te recomiendo que veas los siguientes videos para que logres comprender todo el contexto de este proyecto.

Ahora si ha llegado el momento de visualizar un ejemplo de Acta de Constitución para un proyecto.

 El resultado final de este documento lo puedes encontrar en el siguiente enlace:

Acta de Constitución de la Bóveda Global de Semillas de Svalbard

Espero que este ejemplo te sirva para tus proyectos profesionales y por su puesto para tus proyectos personales. Recuerda que el objetivo de este artículo es apoyarte en entender como se hacen las cosas en proyectos reales y claro apoyarte en tu camino a convertirte en un administrador de proyectos profesional.

¿Qué vamos a realizar en los siguientes artículos?

Vamos a desarrollar una  estructura de desglose de trabajo EDT/WBS (Work Breakdown structure),  vamos a entender como preparar un cronograma, se van a identifica los riesgos y muchas cosas interesantes que todavía se pueden hacer y compartir.

Te invito a descargar la Guía TodoPMP para aprender a estimar tiempos y costos en tus proyectos.