Desarrollar el cronograma

Desarrollar el cronograma consiste en integrar todas las actividades, secuencias, recursos y duraciones.

Se analizan las secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el modelo de programación del proyecto.

Es un proceso iterativo que determina las fechas de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto y los hitos.

El cronograma se suele desarrollar utilizando los siguientes pasos:

1.- La primera vez que se desarrolla el cronograma no se incluyen retrasos, adelantos, dependencias y se asume recursos ilimitados. El propósito principal es determinar la fecha de finalización pesimista.

2.- La segunda vez que se desarrolla el cronograma se incluyen retrasos, adelantos, dependencias y se asumen recursos limitados.

Herramientas:

Método de la ruta crítica (CPM).- Estima la duración mínima del proyecto.

Calcula las fechas de inicio y finalización, tempranas y tardías, para todas las actividades, sin tener en cuenta las limitaciones de recursos,

La ruta crítica es la secuencia de actividades que representa el camino más largo.

Tip: Es obligatorio aprender a obtener la ruta crítica a partir del diagrama de red para el examen de certificación del PMI.

Se realizan dos tipos de estimados:

Estimado hacia adelante (conocido como forward pass) donde se estima la duración mínima del cronograma, también conocida como el camino crítico.

Estimado hacia atrás (conocido como backward pass) donde se estima la flexibilidad u holgura de cada actividad del cronograma.

La ruta crítica es el camino más largo de un proyecto y determina la menor duración posible del mismo.

Método de la cadena crítica (CCM o TOC)

Es un método que se aplica al modelo de programación y que permite al equipo del proyecto colocar holguras en cualquier ruta del cronograma del proyecto para tener en cuenta los recursos limitados y las incertidumbres del proyecto.

La ruta crítica con restricciones de recursos se conoce como cadena crítica.

Si los recursos de un proyecto estuvieran siempre disponibles en cantidades ilimitadas, entonces la cadena crítica de un proyecto sería igual a su ruta crítica.

Técnicas de optimización de recursos

Nivelación de recursos.- se requiere cuando se tienen recursos compartidos, limitados, escasos o cuando han sido sobreasignados o sobrecargados, e decir, un recurso ha sido asignado a dos o más actividades en la misma fecha o periodo.

La nivelación de recursos a menudo provoca cambios en la ruta crítica original, generalmente aumentándola.

Técnicas de modelado

Realizar simulaciones de cómo cambiaría el cronograma del proyecto si cambia alguna de las variables que lo afectan. Por ejemplo, la simulación de Monte Carlo.

Estima o itera el costo o el cronograma del proyecto muchas veces utilizando valores de entrada seleccionados al azar a partir de una distribución de probabilidad.

Compresión del cronograma

• Intensificación (Crashing): Acortar la duración del cronograma con el menor incremento de costo mediante la aportación de recursos. Sólo funciona para actividades que se encuentran en el camino o ruta crítica, en las que los recursos adicionales permiten acortar la duración.

No siempre resulta una alternativa viable y puede ocasionar un incremento del riesgo y/o del costo.

• Ejecución rápida (fast-tracking): Las actividades o fases que normalmente se realizan en secuencia se llevan a cabo en paralelo. La ejecución rápida puede derivar en la necesidad de volver a desarrollar determinados trabajos y en un aumento del riesgo.

Sólo funciona si las actividades pueden solaparse para acortar la duración del proyecto.

Salidas:

Línea Base del cronograma

Consiste en la versión aprobada de un modelo de programación que sólo se puede modificar a través de procedimientos formales

Es aceptada y aprobada por los interesados.

Tiene las fechas de inicio de la línea base y fechas de finalización de la línea base.

Durante el monitoreo y control las fechas aprobadas de la línea base se comparan con las fechas reales de inicio y finalización para determinar si se han producido desviaciones.

La línea base del cronograma es un componente del plan para la dirección del proyecto.

La línea base del cronograma debe ser aceptada y aprobada por el equipo de dirección del proyecto.

Cronograma del proyecto

Debe contener, como mínimo, una fecha de inicio y una fecha de finalización planificadas para cada actividad.

Se puede representar en forma de resumen (cronograma de hitos) o bien en forma detallada.

Se suele presentar en:

1. Diagramas de barras (Gantt).- el formato adecuado para que gestionen el proyecto el equipo de trabajo.
2. Diagramas de hitos.- No poseen estimados de duración. Es el formato adecuado para presentar a la alta gerencia.
3. Diagramas de red del cronograma del proyecto.- Muestran el flujo del trabajo

Datos del cronograma:

Documento que incluye  información de los hitos, las actividades, los atributos de cada actividad, histograma de recursos, alternativas de nivelación de recursos, reservas para contingencias, supuestos, restricciones, etc.
Calendarios: Se presentan las actividades del proyecto en cada día (mes, hora, etc.), considerando los días no laborables como fines de semana o los feriados.

Histograma de recursos

Muestra el número de recursos que se utilizará o se está utilizando mensualmente en el proyecto en forma de un diagrama de barras.
Muestra si existe sobreestimación de uno o más recursos y el periodo donde este fenómeno ocurre