La Guía Práctica del Project Manager te va decir cómo definir, planear, estimar y controlar un proyecto real.
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¡Bienvenido!
¿Estás listo para hacer un proyecto completamente práctico? Vamos a planear y estimar la duración de un proyecto.
Te voy a proporcionar herramientas y conocimientos para que puedas aplicarlos de forma inmediata en proyectos reales. Independientemente de la industria en la que trabajes.
Esta guía es para aquellos que son líderes, empresarios, Project Managers, Scrum Masters, diseñadores, estudiantes, programadores o un profesionales que quiere dominar técnicas para administrar proyectos, estimar de tiempos y costos.
La Guía Práctica del Project Manager para el desarrollo de proyectos exitosos, te dará una base sólida de conocimientos que necesitas para administrar proyectos. Utiliza lo que te sirva de esta guía para hacer que sucedan cosas. Todos pueden. Sólo se necesita empeño
Podrás dedicar tu tiempo y tu energía a cosas útiles.
¿Alguna vez te ha pasado que tus trabajos o proyectos no se entregan en las fechas establecidas?
¿Cuántas veces has cobrado menos por tu trabajo?
¿Has llegado a perder buenas oportunidades por no saber en cuánto tiempo puedes entregar un proyecto y además cuánto deberías cobra?
¡Ya no tiene por qué ser así!
Estoy seguro que te pasa con frecuencia. Ya sea porque un cliente tienen una necesidad urgente o porque tienes la idea de generar un producto nuevo y la emoción te hace empezar a ejecutar tus proyectos sin tener claro el camino.
Empezar proyectos sin una planeación o sin procesos, en la mayoría de los casos implica desorganización y trabajo extra, que tarde o temprano se tendrá que hacer.
De manera regular pensamos que generar documentación es un proceso aburrido y burocrático. Sin embargo, la generación de documentos es necesaria, ya que permite mejorar la comunicación entre los miembros del equipo y al mismo tiempo permite registrar las ideas más importantes.
Construir un producto o servicio cuesta, incluso si no cuesta dinero, el tiempo que se invierte creando código, probando, o en juntas, cuesta.
¿Qué encontrarás en La Guía Práctica del Project Manager para el desarrollo de proyectos exitosos?
¿Quién ha desarrollado La Guía Práctica para el desarrollo de proyectos exitosos?
¿Cómo usar este «workbook» o Guía Práctica para el desarrollo de proyectos exitosos?
¿Qué es un proyecto exitoso?
¿Qué es ser un Project Manager o Administrador de Proyectos?
¿Cómo planear y estimar la duración de un proyecto?
Lo primero que tienes que hacer
INICIO DEL PROYECTO
Identificar a los interesados del proyecto
PLANEACIÓN Y CONTROL DE UN PROYECTO
DEFINIR EL ALCANCE DE UN PROYECTO
Objetivo del proyecto
Estructura de desglose de trabajo EDT/WBS
Entregables del proyecto
IDENTIFICAR RIESGOS Y RECOMPENSAS
DEFINIR EL CRONOGRAMA (Estimar la duración de proyecto)
Hitos
Estimación de la duración del proyecto
¿Qué es una estimación?
IDENTIFICAR LOS COSTOS DE UN PROYECTO
Tipos de costos
Herramientas para estimar costos
FIN DE LA PLANEACIÓN
CONTROL DEL PROYECTO
CONCLUSIÓN
Notas finales
Recursos adicionales para aprender a gestionar proyectos de manera profesional
Contenido de La Guía Práctica del Project Manager para el desarrollo de proyectos exitosos
Voy a compartir algunas técnicas que aplicadas a tu vida personal y profesional te ayudarán a realizar proyectos exitosos.
Si has tenido la idea de empezar una Startup o te encuentras en la búsqueda de inversión, esta guía te va ayudar a organizar tus ideas, además de dar confianza a tus inversionistas.
Encontrarás herramientas y formas de aterrizar tus planes.
Si utilizas los recursos (artículos, videos, herramientas) gratuitos que aquí te propongo, vas a adquirir la bases para gestionar proyectos de manera profesional. Dile adios a la burocracia.
No importa la industria de tu proyecto. Este material no se basa en alguna industria especifica.
El objetivo es hacer el proceso de planeación sencillo y práctico, para que tu proyecto se convierta en realidad.
¿Quién ha desarrollado La Guía Práctica para el desarrollo de proyectos exitosos?
Mi nombre es Oscar Gascón y quiero ayudarte a entregar tus proyectos en tiempo y formal. Con las fechas comprometidas y costos establecidos.
Soy el creador de TodoPMP. Un sitio que tiene por objetivo desarrollar las herramientas y la cultura necesaria para hacer proyectos exitosos.
He desarrollado herramientas como SoftwaReal, que te permiten estimar tiempos y costos de proyectos de software. Y otras herramientas que te voy a compartir a lo largo de esta Guía práctica.
Administrar y desarrollar proyectos debe realizarse a un precio justo, por eso he decidido formar AgilPM. Mis clientes son aquellas empresas y personas que no tienen conocimientos sólidos acerca de software y que se han encontrado con agencias que los engañan para vender sus productos.
Para más información sobre mi trabajo te invito a visitar mi portafolio.
El mundo que conocemos está en sus últimos momentos. Nos urge hacer las cosas bien. Nos urge HACERLAS de verdad y construir sueños.
¿Por qué compatir este material?
Porque quiero demostrar que es posible entregar proyectos sin sobrestimar tiempos y costos.
Ya lo he conseguido y ahora quiero ponerlo a tu alcance. Actualmente soy el responsable del funcionamiento de todos los sitios de la empresa G21 Comunicación. Y de verdad que se puede tener proyectos exitosos.
¿Cómo usar este «workbook» o Guía Práctica para el desarrollo de proyectos exitosos?
Este material lo hice para que desarrolles tu habilidad para organizar información. Por lo que es muy importante que realices cada una de las recomendaciones que se hacen en la plantilla y le dediques tiempo para desarrollar un proyecto que tengas en mente.
Los textos 💬 en formato de letra itálica o cursiva es mi voz tratando de guiarte en cada paso de tu proyecto.
💬 No pretendo enseñarte. Lo que quiero es compartirte lo que he visto que funciona y ponerlo a tu alcance. Te daré mi punto de vista.
¿Estás listo? ¡Comencemos!
💬 Antes, de empezar me gustaría dejar bien claros dos conceptos relevantes que son la base de esta guía:
¿Qué es un proyecto exitoso?
Un proyecto exitoso es aquel que cumple con cronograma, costos, alcances, calidad, que tienen satisfechos a los interesados pero además que es sostenible, es decir, que con los mismos recursos, se pueden realizar otros proyectos porque el equipo ha sido capaz de trabajar en conjunto (en unidad) y a pesar de las diferencias de opinión son profesionales y saben resolver los conflictos personales durante la ejecución de un proyecto.
¿Qué es ser un Project Manager o Administrador de Proyectos?
Ser un Project Manager no es una profesión. Es una habilidad de vida. Es una habilidad que las personas pueden utilizar para generar mejores resultados.
No importa el título que tengas, si transformas ideas en resultados, si transformas algo de papel en realidad, sin importar el título que diga tu tarjeta de negocios, lo que tu haces es pura y simple administración de proyectos.
Si has llegado hasta aquí es porque tienes la habilidad de combinar diferentes recursos, diferentes habilidades, tienes la capacidad de crear y adaptar un plan, evaluando todos los aspectos relacionados de ese plan, con el único objetivo de producir resultados.
Tu como Project Manager no eres responsable de ejecutar cada una de las actividades de un proyecto. Pero si tienes las habilidades técnicas para hacerlo y puedes demostrar cómo hacer el trabajo ensuciando tus zapatos, serás visto como una persona que los demás quieran seguir.
Porque no solo es dirigir. Para saber dirigir también hay que tener conocimientos de como hacer las cosas.
Quizá no sea tu rol ejecutar, pero si alguna vez te ensuciaste las manos y eso te dio experiencia, tu deber es compartir esa experiencia con el equipo del proyecto.
Eres responsable por resultados, no eres responsable por hacer cada tarea del proyecto. El nombre o título es lo menos relevante si lo que pretendes y deseas es transformar planes en realidad y tener proyectos exitosos.
💬 Ahora que ya tienes claro estos conceptos, vamos a preparar la herramienta con la que trabajarás de manera práctica durante toda esta guía.
¿Cómo planear y estimar la duración de un proyecto?
Lo primero que tienes que hacer
❗ Ingresa a esta liga y descarga o Crea una copia de TodoPMP Management Sheet.
Este es un documento que te servirá para gestionar a los involucrados del proyecto y para llevar un control de tu proyecto.
Ve al menú Archivo → Hacer una copia y listo. Ya tendrás este documento en tus manos.
El objetivo de este documento es ser una herramienta gratuita que mantenga la información de tu proyecto en un solo lugar.
Puedes utilizar otras herramientas como Asana, Notion, Trello, etc. Pero en está guía utilizaré ese documento para hacer que tu proyecto se convierta en realidad.
TodoPMP Management Sheet simplemente es otra alternativa para administrar tus proyectos sin invertir dinero. Una vez que tus proyectos ya son rentables, puedes invertir en alguna herramienta de paga, pero por ahora es suficiente usar TodoPMP Management Sheet.
No importa la herramienta que utilices. Lo importante es entender los principios para administrar proyectos.
En lo que respecta a los métodos, puede que haya un millón o más, pero de principios hay pocos. El hombre que comprende los principios acierta eligiendo sus propios métodos. El hombre que va probando métodos, ignorando los principios, tendrá problemas.
RALPH WALDO EMERSON, filósofo estadounidense
INICIO DEL PROYECTO
💬 Vamos a comenzar con tu proyecto. La clave en esta etapa es identificar a las persona adecuadas con las que se estará teniendo comunicación y determinar el nivel de interés de cada una de ellas.
Haz click aquí para ver recursos adicionales para aprender sobre la Gestión de Interesados de un proyecto.
Identificar a los interesados del proyecto
👉 Instrucciones: 1.- Abre el documento TodoPMP Management Sheet y busca la hoja que tiene por nombre «Registro de interesados».
2.- Registra los nombres, correos electrónicos, empresa/departamento de los interesados que conozcas en este momento. Esta hoja te servirá para tener a la mano los datos de contacto.
💬 Tienes razón, esta hoja es un directorio.
- En una escala del 1 al 4, clasifica a cada uno de los interesados dependiendo si tienen poder en este proyecto o no.
- En una escala del 1 al 4, clasifica a cada uno de los interesados dependiendo si tienen interés ( ¿están comprometidos con el proyecto?) en este proyecto o no. El objetivo de esta escala es obtener una matriz de como puedes gestionar a los interesados dependiendo de su poder x interés.
- Ingresa un identificador o alias con el que internamente identificas a un interesado.
💬 Obtendrás una gráfica que mostrará de manera visual a los interesados de tu proyecto y la manera en que debes gestionarlo.
Extra: Si quieres enviar un mensaje a cualquier interesado por WhatsApp, escribe un mensaje y haz click en la columna «Enviar Whatsapp» en el texto: «ENVIAR MENSAJE»
Esto abrirá una ventana que te permitirá enviar mensajes y estar comunicado.
💬 ¿Qué te parece esta herramienta? Sencilla, pero empieza a servir para cosas interesantes, ¿no?
Una vez hecho esto debes empezar a recolectar la información histórica. Proyectos pasados que hayas realizado muy similares a lo que vas a realizar en este proyecto.
En esta etapa también se suele utilizar el caso de negocio que está alineado a los objetivos estratégicos de la organización.
Se identifica a los interesados y se determina su nivel de influencia, sus expectativas y el impacto de cada uno de ellos sobre el proyecto.
Conociendo a los involucrados en el proyecto se pueden determinar requisitos a alto nivel así como realizar suposiciones mismas que darán como resultado riesgos y estos a su vez se pueden mitigar generando restricciones.
Debemos familiarizarnos con la cultura de la organización e identificar los procesos y estándares existentes para no tener que reinventar los activos que la compañía.
Nota: Si por alguna razón estás utilizando otra herramienta diferente a TodoPMP Management Sheet, te invito a que escribas el nombre de los interesados en el siguiente bloque:
👉 Ingresa el nombre de los interesados identificados:
💬 Ya tienes a tus interesados. Vamos a planear el proyecto.
PLANEACIÓN Y CONTROL DE UN PROYECTO
DEFINIR EL ALCANCE DE UN PROYECTO
💬 Define o describe la idea de tu proyecto de manera muy general. La forma en que lo redactes debe ser muy simple. Cualquier persona involucrada en el proyecto debe poder entender sin la necesidad de que se lo expliques.
💬 No tiene porque ser algo tan formal.
Haz click aquí para ver recursos adicionales para aprender sobre la Gestión del Alcance de un proyecto.
- Cómo planificar la gestión del alcance
- Recopilar los requisitos de un proyecto
- Definir el alcance de un proyecto
👉 Instrucciones: Responde las siguientes preguntas y sustituye el texto de ejemplo. Puedes hacerlo en Word o cualquier editor de textos.
¿Qué es lo que quieres lograr con este proyecto?
SUGERENCIA: Escribe aquí la necesidad en general…
EJEMPLO:Queremos enfocarnos a la aplicación web en sí, y a las características de esa aplicación que ayudarán a construir una mejor comunidad de jugadores. 1. Trabajar con servidores y navegadores comunes con los que ya estamos familiarizados. 2. Permitir la fácil personalización de fuentes y colores, con el mismo esquema básico de diseño de página. 3. Suficiente seguridad para evitar y desalentar el abuso 4. El contenido del sitio web discute juegos, pero no necesitar integrar o incluir software de para jugar.
💬 ¿Lo ves? No tiene porque ser complejo. Haz que el proyecto sea simple. Tu serás el Project Manager, Administrador de Proyectos o Líder. Entonces, haz que las cosas sucedan.
Objetivo del proyecto
💬 Ahora, redacta el objetivo de tu proyecto. Un objetivo debe ser intrínsecamente INALCANZABLE. Es decir, debe estar redactado de tal forma que te permita crecer en el futuro, debe de ser inalcanzable.
Ejemplo de objetivo:
«Nuestra misión es organizar la información del mundo para que todos puedan acceder a ella y usarla.»
💬 ¿Tu crees que es posible organizar la información del mundo? Es correcto, NO ES POSIBLE. Por lo tanto el objetivo es algo que te da dirección a tu proyecto. Es la razón de por qué existe el proyecto.
💬 La diferencia principal de un objetivo vs una Meta, es que ésta debe ser ALCANZABLE. Debe tener una fecha de fin y debe ser medible.
Ejemplos de metas:
1.- Lograr la ACEPTACIÓN del producto que se lanza al mercado antes de dos años.
2.- Obtener mi título profesional antes de tres años.
¿Cuál es el objetivo de este proyecto?
SUGERENCIA: Esto debería ser relativamente corto ya que puede hacer referencia a los términos definidos arriba.
EJEMPLO: Este proyecto debe desarrollar una aplicación para un directorio de sitios de clanes que permita a los jugadores rápidamente encontrar, evaluar y unirse a otros clanes.
💬 ¡Excelente! Ya tienes tu objetivo. Ahora para tener mayor detalle del proyecto, te sugiero responder las siguientes preguntas.
¿Cuáles son los antecedentes y la historia detrás de este proyecto?
EJEMPLO:
Los juegos de video fueron diseñados y construidos originalmente como sistemas autónomos e independientes donde el usuario jugaba contra la máquina. A pesar de que se han hecho muchos avances en IA para juegos, las personas aún tienden a disfrutar más competir contra otras personas en una red. Existe un aspecto social a los juegos en red donde las personas forman equipos y/o ligas que juegan en horarios determinados y guardan puntuaciones por periodos prolongados. Este factor es importante para los fabricantes de videojuegos porque puede incrementar sus ventas y extender el ciclo de vida de sus productos.
¿Cuál es el problema que se está atacando?
EJEMPLO:
Existen 100 millones de usuarios en Internet, y cientos de sitios dedicados a videojuegos para grupos, llamdos ‘clanes’. Si los usuarios tienen que investigar para encontrar los clanes buenos a los que se pueden suscribir, les tomaría mucho de su tiempo. Existe la necesidad de una forma mas rápida para que los usuarios puedan encontrar sitios de clanes de alta calidad que les sean de interés y que les permita unírseles.
¿Cuáles son los acercamientos actuales a este problema?
EJEMPLO:
Los usuarios pueden recomendarse sitios de clanes, pero este no es algo escalable porque depende de personas que puede no tener motivos u objetivos honestos en sus evaluaciones. Existen algunos directorios de sitios de clanes en la Web, pero no están automatizados, por lo que casi siempre se encuentran desactualizados y no miden la calidad de los sitios.
¿Por qué este problema vale la pena ser resuelto o su solución actual mejorada?
EJEMPLO:
Un mejor servicio de directorio de clanes sería valioso porque podría incrementar la satisfacción de los jugadores y permitirles dedicar más tiempo jugando y menos buscando. La implementación de un mejor directorio de clanes podría convencer a los jugadores de usar ese sitio en lugar de los directorio actuales. El beneficio para nosotros podría venir de los ingresos por venta de publicidad y tarifas de servicio de los distribuidores de videojuegos.
¿Dónde hay más información sobre este problema?
EJEMPLO:
Las siguientes páginas contienen información adicional: • Artículo de revista sobre este tema • Reportes de análisis de la industria sobre el mercado masivo de los juegos para grupo. • Citas de jugadores y usuarios
💬 Toda esta información debes vaciarla directamente en TodoPMP Management Sheet. En la hoja que tiene por nombre «Alcance del proyecto».
Estructura de desglose de trabajo (EDT/WBS)
💬 Si no tienes tiempo de hacer más que un solo documento, este debe ser la WBS, porque si no puedes identificar el trabajo requerido en tu proyecto, está destinado al fracaso.
Dedica unos minutos para ver estos videos, con ellos comprenderás cómo construir una EDT/WBS, que va a ser clave para el éxito de tu proyecto.
Recursos adicionales para aprender a crear una ETD/WBS:
- Estructura de desglose de Trabajo / Work Breakdown Structure EDT/WBS
- ¿Qué es una EDT/WBS y cómo hacer una?
- Unleashing the power of the PMBOK® Guide – Lesson 4.4 – WBS: The Queen of all Planning Documents
- Te recomiendo usar GlooMaps. Esta herramienta te permite crear una estructura de desglose en cuestión de minutos.
EJEMPLO: De una estructura de desglose para organizar un congreso.
Entregables del proyecto
💬 Después de responder estas preguntas, es momento de listar los entregables del proyecto. Los entregables son todas aquellas «cosas» que el cliente espera, muchas veces podrá tocarlas, pero otras veces serán cosas que no son físicas.
Realiza un listado simple de todos las cosas tangibles (o intangibles) pero que agreguen valor al cliente.
EJEMPLO:
1. La aplicación para el sitio de directorio de clanes
2. Guía de personazalición
3. Diseño de muestra
4. Ayuda en línea para usuarios finales
5. Herramienta de línea de comandos pata configuración de la publicidad y generador de reportes.
💬 Toda esta información puedes vaciarla directamente en TodoPMP Management Sheet. En la hoja que tiene por nombre «Alcance del proyecto».
💬 Si ya has tenido experiencia en proyectos, utiliza la herramienta en la que te sientas mas cómodo para vaciar esta información. Lo importante es que todo este centralizado y lo tengas al alcance de tus manos cuando se necesite.
IDENTIFICAR RIESGOS Y RECOMPENSAS
💬 Con el conocimiento que tiene ahora de tu proyecto, identifica de manera general los riesgos que visualizas. Realiza un listado de todos los riesgos que vienen a tu mente.
No tienes que hacerlo complejo. A la hora de redactar los riesgos rata de utilizar este formato:
Si OCURRE TAL COSA … entonces PUEDE PASAR ESTO … Trataré de responder a dicho riesgo CON ESTAS TÉCNICAS/ESTRATEGIAS …
- Planificar la gestión de los riesgos
- Planificar la respuesta a los riesgos
- ¿Por qué los riesgos no solo se gestionan en proyectos grandes y complejos?
¿Cuáles son los principales riesgos de este proyecto?
EJEMPLO:
1. Existe un conflicto potencial entre los objetivos de una apariencia de alta calidad y el de una que es completamente personalizable. Solo podemos tener éxito si los jugadores encuentran el sitio llamativo, y los distribuidores de juegos pueden personalizarlos sin más esfuerzo del necesario para construir un sitio web estático. Ya contamos con un un diseño en mente que permitirá resolver este problema y lo revisaremos con un diseñador de sitios web que tiene experiencia en sitios para juegos.
2. Existen importantes dificultades técnicas entre construir un sitio web y una aplicación web. Este es un riesgo debido a que una persona nuestro equipo tiene mucha experiencia con herramientas y tecnologías relevantes, mientras que aunque el resto aprenderá, seguramente cometerán algunos errores. Resolveremos esto analizando el proyecto para tener una ventana de tiempo lo suficientemente grande para revisar y corregir el diseño y la implementación.
3. La tiempo con el que se cuenta es poco. Manejaremos este problema planeando una aplicación conservadoramente funcional y otras funcionalidades serán añadidas después en futuras versiones si es necesario.
¿Cuáles son las principales recompensas si este proyecto tiene éxito?
EJEMPLO:
Si logramos con éxito los elementos de nuestro plan, nuestro sitio de directorio de clanes website reemplazará a los directorios actuales y generará trafico que nos reportará ingresos por conceptos de publicidad de anunciantes y/o cuotas de hosting pagadas por los distribuidores de videojuegos. Nuestra habilidad para superar los obstáculos mencionados arriba determinará tiempos de mercadeo, velocidad de adopción, cantidad de tráfico web, y por consiguiente el beneficio económico proyectado.
💬 Esta información puedes vaciarla directamente en TodoPMP Management Sheet. En la hoja que tiene por nombre «Riesgos y recompensas del proyecto».
DEFINIR EL CRONOGRAMA (Estimar la duración de proyecto)
💬 Sin demasiado detalle, piensa en los paquetes de trabajo de la WBS y coloca los principales entregables e Identifica fechas que son importantes.
Podrías estar pensando y ¿cómo hago un cronograma en tan poco tiempo? Está bien, si piensas que es demasiado trabajo, entonces por lo menos identifica y lista las actividades que de manera general vienen a tu mente (o funcionalidades / características) que necesitas realizar (o las más importantes) y estima la duración de cada una de ellas y además un tiempo de reserva por si llegan a ocurrir eventos inesperados.
La clave esta en identificar qué es lo que tu «cliente» o «patrocinador» encuentra más valioso en este proyecto.
Recursos adicionales para aprender sobre la Gestión de Cronograma de un Proyecto:
- Cómo Desarrollar el cronograma de un proyecto
- Ejemplo de estimación PERT con multiples actividades
- Utiliza esta herramienta gratuita que te permitirá conocer el tiempo y costo de un proyecto.
- Aquí tienes otra herramienta para estimar la duración de un proyecto
- Definir las actividades de un proyecto
- Secuenciar las actividades de un proyecto
- Método de la ruta crítica
- Cómo controlar el cronograma de un proyecto
Hitos
¿Durante la duración del proyecto hay fechas importantes (Hitos)?
EJEMPLO:
Fecha de inicio del proyecto: ## / ## / ####
Fechas relevantes o hitos ## / ## / ####
Ejemplo:
-Fechas de reuniones importantes.
-Fechas de entregables o avances mas relevantes.
-Fechas de días festivos.
-Fechas de vacaciones.
Fecha de fin del proyecto: ## / ## / ####
💬 Esta información puedes vaciarla directamente en TodoPMP Management Sheet. En la hoja que tiene por nombre «Listado de Hitos».
Estimación de la duración del proyecto
💬 Esta es la pregunta que todos quieren responder con certeza.
Te voy a ayudar con una técnica. Pero es importante usarla como te voy a describir a continuación.
👉 Instrucciones:
0.- Descarga el documento TodoPMP Management Sheet y abre la Hoja que tiene por nombre: «Estimación de tiempos».
1.- Divide tu proyecto en tareas (actividades) o funcionalidades. Sería recomendables que si tienes la posibilidad de hacerlo en equipo o con la mayoría de personas que van a intervenir en el proyecto lo hagas asi.
Nota: Vamos a suponer que el listado que resulte de este proceso se realizará de manera secuencial, es decir, una actividad o funcionalidad a la vez.
En la columna que tiene por nombre: «Nombre de la actividad o funcionalidad» ingresa un nombre de tu actividad/funcionalidad que sea fácil de identificar por los miembros del proyecto.
2.- Ingresa el tiempo necesario para realizar cada actividad/funcionalidad sin reservas de contingencias. Puede ser en días, horas, minutos, meses, etc. Lo importante es que la unidad de medida sea la misma en todos los casos.
Piensa en un tiempo ideal, pero no consideres reservas o retrasos. Es decir, ingresa un tiempo que sea «apretado». Un tiempo que por tu experiencia conoces y que es lo menos que se necesita para terminar dicha actividad o funcionalidad.
3.- Ingresa el tiempo que consideres que necesitarías de reserva (buffer) en caso de contingencias. Muchas veces le llamamos «holgura» a este tiempo. Siente libre de poner un tiempo que te haga sentir cómodo.
Nota:
No ingreses datos en las celdas de color amarillo ni en las de color anaranjado. Podrías alterar las formulas.
💬 En la plantilla encontrarás un ejemplo.
💬 Lo que dice este ejemplo es lo siguiente:
💬 Se necesitan aproximadamente 210 días para poder hacer este proyecto de ejemplo.
💬 De manera adicional puedes ingresar la fecha estimada de inicio del proyecto y la fecha estimada de fin del proyecto. Esta fecha de fin, se refiera a la fecha en la que se desearía tener listo el proyecto.
💬 Al ingresar las dos fechas anteriores, se realizará un cálculo de manera automática que te indicará los «Dias restantes para poder terminar el proyecto»
Si los días restantes es menor al tiempo estimado, será necesario pensar en estrategias para comprimir el cronograma. Habrá que pensar como ajustar o reacomodar tus actividades o funcionalidades.
Pero no te preocupes. Como estamos suponiendo que todo esto lo realizarás de manera SECUENCIAL, es por eso que tu estimación puede estar un tanto «inflada». Pero si vas a trabajar con un conjunto de personas, muchas de estas tareas o funcionalidades se realizarán de manera simultánea y es ahí donde ocurre la magia, y tu proyecto puede estar listo en menos tiempo.
Ingresa cual fue el resultado de tu estimación:
EJEMPLO:
Tiempo estimado con reserva compartida: 210 unidades de tiempo
Ingresa la fecha estimada de inicio del proyecto: 01/04/2021
Ingresa la fecha estimada de fin del proyecto 01/11/2021
Dias restantes para poder terminar el proyecto: 214 unidades de tiempo
Nota: Si los días restantes es menor al tiempo estimado con reserva compartida, es posible que tengas que ajustar o reacomodar tus actividades o funcionalidades
Recuerda lo que hiciste con esta herramienta solo fue una estimación general.
¿Qué es una estimación?
El objetivo de un proceso de estimación es tratar de reducir o mitigar el riesgo, asegurándonos de que no prometemos cosas que no podemos cumplir.
Cuando hacemos estimaciones se debe responder de forma iterativa e incremental.
Estimar es una herramienta que utilizamos para comprender cuánto trabajo podemos hacer.
Las estimaciones sólo son válidas para un conjunto específico de personas que las hacen.
Si cambia la composición de un equipo o las habilidades que posee, la cantidad y los tipos de trabajo que puede realizar el equipo cambiarán.
Un proceso de estimación funcionan cuando asumimos que en un período de tiempo fijo, las mismas personas realizarán el trabajo.
Nuestras estimaciones son una combinación de un equipo estable, conocimiento y experiencia.
Las estimaciones son propiedad del equipo; son la medida del equipo.
El propósito de la estimación es ayudarte a tener una sensación de previsibilidad. No tengas miedo de cambiar el proceso si no te está ayudando a lograr ese objetivo.
Si bien no podemos predecir el futuro, podemos mejorar su estimación con la práctica.
Estimar de manera precisa es difícil. Porque estimar implica creatividad e inspiración. Depende de la habilidad y de cuánto se conoce el negocio.
¿Tu estimación puede tener una probabilidad 100% de certeza? No, pero te puede dar claridad.
Es muy importante que entiendas que esto SOLAMENTE ES UNA ESTIMACIÓN. No es una verdad absoluta. Muchas veces los patrocinadores o clientes piden realizar estimaciones pensando que estas son un COMPROMISO.
IDENTIFICAR LOS COSTOS DE UN PROYECTO
💬 Para estimar los costos es necesario tener el panorama muy particular de tu proyecto. Y en realidad no sé cual es tu proyecto. Pero te dejo unas recomendaciones de como hacerlo
Cuando estimas costos debes de tener conocimiento de proveedores, personas externas que realizarán trabajo, costos de materiales, instalaciones, rentas, etc.
Puedes utilizar las mismas herramientas que utilizaste para estimar tiempos. El proceso es muy parecido. Divide el proyecto y estima el costo de las actividades o de las funcionalidades de manera general.
💬 Te comparto los diferentes costos que se pueden presentar en un proyecto y un ejemplo para que sea más fácil comprenderlos.
Tipos de costos
Costos de oportunidad.- Es el costo que se origina por escoger una alternativa u oportunidad en lugar de otra.
Ejemplo: Existen dos oportunidades de negocio para su empresa, pero solo puede escoger una de ellas.
La primera oportunidad, A, generaría ingresos de $105.000.La segunda oportunidad, B, generaría ingresos de $95.000.
Debido a que solo puede escoger una de las opciones, elegimos la más beneficiosa que es la alternativa A. Pero tiene un costo de oportunidad de $95.000 (el no hacer la alternativa B).
Costos hundidos o enterrados.- Son los costos que ya fueron gastados o comprometidos como parte de un proyecto y no cambiarán con la decisión de hacer o no hacer el proyecto.
Ejemplo: Se contrata un estudio particular y se paga o compromete el pago independientemente del resultado del estudio.
Costos variables.- Costos que varían en función del nivel de actividad.
Si el nivel de trabajo aumenta el costo aumenta; si disminuye, el costo disminuye.
Ejemplo: Materia prima
Costos fijos.- Costos que no cambian con el nivel de actividad.
Ejemplo: la renta o alquiler mensual de un edificio.
Costos indirectos.- Benefician a varios proyectos y generalmente no se puede identificar con exactitud la proporción que corresponde a cada uno.
Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).
Costos directos.- Están directamente relacionados con el trabajo del proyecto.
Ejemplo: los sueldos y salarios de los recursos que están trabajando en el proyecto, costo del entrenamiento de los miembros del equipo de proyectos que están directamente relacionados con las actividades que deben realizar en el proyecto.
Herramientas para estimar costos
1.- Para proyectos relacionados con software, utiliza esta herramienta llamada SoftwaReal. Yo la desarrolle y la utilizo para estimaciones que se pueden hacer mientras te tomas un cafe con un cliente.
2.- Utiliza esta otra herramienta gratuita que te permitirá conocer el tiempo y costo de un proyecto, basada en la técnica PERT.
3.- Revisa estos artículos que hablan sobre costos de un proyecto. Van a ser de gran ayuda.
FIN DE LA PLANEACIÓN
Si has seguido esta guía, te garantizo que tienes suficiente conocimientos y herramientas para que tus proyectos tengan buenos resultados.
- Identificaste a los interesados y los dejaste registrados en algun lugar.
- Organizaste las ideas principales del proyecto, es decir, el alcance del mismo. Los plasmaste en un EDT/WBS junto con los entregables mas importantes.
- Con todo ese conocimiento que generaste del proyecto, tuviste la capacidad de identificar riesgos y posibles formas de responder a ellos en caso de ser necesario.
- Aprendiste a estimar tiempos de manera rápida. Y comprendiste el verdadero significado de la palabra estimación.
¿Y ahora que sigue?
Lo siguiente es que utilices esta información y te sirva para ejecutar y controlar tu proyecto.
Te enseñaré la ultima herramienta con la que puedes controlar el avance de tu proyecto y la comunicación del mismo.
CONTROL DEL PROYECTO
💬 Monitorear y controlar el trabajo del proyecto consiste en dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos o entregables previamente comprometidos.
Recursos adicionales para aprender sobre la Monitorear y controlar un Proyecto:
- Monitorear el trabajo del proyecto y realizar el control integrado de cambios, ¿cuál es la diferencia?
- Resumen: Procesos y tareas de la administración de proyectos
💬 Veamos como puedes hacer este proceso.
1.- Descarga el documento TodoPMP Management Sheet y abre la Hoja que tiene por nombre: «Registro de actividades».
2.- Registra la información de las actividades del proyecto, como se indica en cada una de las columnas.
Nota: Previamente te recomiendo haber identificado a los interesados del proyecto y registrarlos llenado la hoja: «Registro de interesados». De esta manera, cuando utilizas el registro de actividades, se completará de manera automática la columna de «Notificar a». Esta columna es muy importante, porque cuando marques una actividad en «Estado de: Terminado» se podría enviar un correo electrónico al Propietario o cliente asociado para notificarle el avance del proyecto, sin necesidad de tener que comunicarse con el. Pero esto ya es un poco mas avanzado y no es el objetivo de esta guía. Podríamos hacer esto en próximos ejemplos.
3.- Revisa constantemente el estado de tus actividades e informa a los interesados que es lo que ya esta hecho, que tienes pendiente y gestiona las fechas de entrega de manera activa.
CONCLUSIÓN
Con los pasos descritos en esta guía, podrás planear un proyecto de manera sencilla. La forma de llevar un proyecto depende mucho del tamaño, complejidad y duración del mismo. Pero con esta guía debes tener bases solidas para hacerlo.
Estas ideas han sido aplicadas en la realidad en diferentes proyectos. Todo lo que te comparto es real y se puede aplicar si lo haces de manera ordenada.
Es muy importante que no conviertas esto en un hábito, usa estás recomendaciones solo en caso de estar en medio de un proyecto urgente.
Tienes dos opciones:
- No hagas nada y sigue con tus proyectos como hasta ahora, no llegarás a los resultados y tendrás a un equipo desmotivado por estimaciones de tiempos no realistas y sobretodo por malos entendidos.
- Planea utilizando estos pasos y obtén resultados diferentes y profesionales.
Comparte estas recomendaciones con tus conocidos y te aseguro que tendrán mejores proyectos, no será de la noche a la mañana pero por algo se empieza.
Selecciona un proyecto pequeño. Te aseguro que cambiarás tu forma de trabajar, serás más organizado y tus clientes estarán satisfechos.
Ser Project Manager no es tener una certificación. Ser Project Manager es tener el deseo de comenzar un camino que te ayudará en tu vida personal y que te brindará herramientas para obtener mejores resultados personales y profesionales.
Notas finales
Esta plantilla y todo el material que te he proporcionado deseo de todo corazón te sirva en tu vida personal o profesional.
Quiero agradecer a mi familia por el apoyo que me han brindado y el tiempo que han sacrificado para poder realizar este contenido que hoy llega hasta ti.
Si este artículo fue de utilidad, estoy seguro que te va a gustar la Guía TodoPMP. El costo de la Guía TodoPMP es simbólico para poder seguir desarrollando materiales y para seguir manteniendo el sitio. Si crees que te puede ayudar ve por ella. Me ayudaría tu aportación pero también me ayudarían tus comentarios.
Te invito a que me escribas a oscar@todopmp.com.
Revisar todos los recursos adicionales que vienen al final y te garantizó que tendrás éxito en tu actividad de Administrador o Project Manager, sin importar la industria en la que te desarrollas.
Recursos adicionales para aprender a gestionar proyectos de manera profesional
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Acerca del Autor
Ing. Oscar Josafat Gascón Busio
Ingeniero en computación. Cuenta con experiencia en el desarrollo de software, aplicaciones móviles, sitios web, administración de proyectos. Así como más de 10 años de experiencia en la industria en desarrollo de software.
Cuenta con la certificación Project Management Professional (PMP)® y Scrum Master.
Es responsable de la gestión y optimización de los sitios web Entrepreneur, México Desconocido, Cine Premiere, Alto Nivel, Nupcias Magazine, Videocine, Pueblos Mágicos, Travelers Guite To Mexico y BuscandoFranquicia.com. EscapadasMX
Creador y editor del sitio web TodoPMP.com donde ha desarrollado y compartido materiales y herramientas para la capacitación de profesionales interesados en la certificación PMP.
Imparte conferencias, cursos, talleres y diplomados sobre administración de proyectos para profesionales que desean certificarse como Project Management Professional (PMP)® y Scrum Masters en universidades y empresas.
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Oscar Josafat Gascón Busio
Mi nombre es Oscar, me dedico a diseñar, desarrollar y administrar proyectos relacionados con software. ¿Tienes algún proyecto y deseas una estimación de tiempos y costos? ¡Yo te puedo ayudar! Puedo aportarte algo diferente en tus proyectos.
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