Planificar la gestión de los costos es establecer las políticas, los procedimientos y la documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto y controlar los costos del proyecto.

Los costos deben estar basados en la EDT y los estimados de costos deben hacerlos las personas o recursos que harán luego las tareas.

La información histórica y las lecciones aprendidas son entradas clave para mejorar las estimaciones.

Tipos de costos

• Costos de oportunidad.
• Costos hundidos o enterrados.
• Costos variables
• Costos fijos.
• Costos directos.
• Costos indirectos.
• Costos a través del ciclo de vida del proyecto.
• Costos de la calidad.

Costos de oportunidad.- Es el costo que se origina por escoger una alternativa u oportunidad en lugar de otra.

Ejemplo: Existen dos oportunidades de negocio para su empresa, pero solo puede escoger una de ellas.

La primera oportunidad, A, generaría ingresos de $105.000.

La segunda oportunidad, B, generaría ingresos de $95.000.

Debido a que solo puede escoger una de las opciones, elegimos la más beneficiosa que es la alternativa A, pero tiene un costo de oportunidad de $95.000 (el no hacer la alternativa B).

Costos hundidos o enterrados.- Son los costos que ya fueron gastados o comprometidos como parte de un proyecto y no cambiarán con la decisión de hacer o no hacer el proyecto.

Ejemplo: Se contrata un estudio particular y se paga o compromete el pago independientemente del resultado del estudio.

A efectos de decidir si seguir o no con el proyecto, este costo no debe ser tenido en cuenta ya que no puedo evitar el mismo.

Costos variables.- Costos que varían en función del nivel de actividad.

Si el nivel de trabajo aumenta el costo aumenta; si disminuye, el costo disminuye.

Ejemplo: Materia prima

Costos fijos.-  Costos que no cambian con el nivel de actividad.

Ejemplo: la renta o alquiler mensual de un edificio.

Costos indirectos.- Benefician a varios proyectos y generalmente no se puede identificar con exactitud la proporción que corresponde a cada uno.

Por ejemplo los gastos de estructura (contabilidad, luz, teléfono, PMO, etc.).

Costos directos.- Están directamente relacionados con el trabajo del proyecto.

Ejemplo: los sueldos y salarios de los recursos que están trabajando en el proyecto, costo del entrenamiento de los miembros del equipo de proyectos que están directamente relacionados con las actividades que deben realizar en el proyecto.

Costos de la calidad:

Salidas

Plan de gestión de los costos.

Las siguientes son preguntas de ayudas para desarrollar el plan de gestión de costos:

• ¿Qué nivel de precisión vamos a utilizar? Por ejemplo, números redondeados sin decimales.
• ¿Cuál es el nivel de exactitud de las estimaciones de costos? Un nivel por orden de magnitud (ROM) podría variar entre -25% y +75%; mientras que una estimación definitiva sería un rango de +-10%.
• ¿Cuáles son los límites permitidos de variaciones en los costos?
• ¿Cómo administrar las variaciones de costos?
• ¿Cómo y cuándo realizar análisis de valor?
• ¿Qué procesos de gestión de costos se utilizarán?

Unidades de medida.- Unidades que se utilizarán en las mediciones (horas, los días o las semanas de trabajo del personal para medidas de tiempo, o metros, litros, toneladas, kilómetros o yardas cúbicas para medidas de cantidades, o pago único en formato de moneda)

Nivel de precisión.- Consiste en el grado de redondeo, hacia arriba o hacia abajo, que se aplicará a las estimaciones del costo de las actividades.

Nivel de exactitud.- Se especifica el rango aceptable (p.ej., ±10%) que se utilizará para hacer estimaciones realistas sobre el costo de las actividades, que puede contemplar un determinado monto para contingencias.

Formatos de los informes.- Se definen los formatos y la frecuencia de presentación de los diferentes informes de costos.

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