Desarrollar el acta de constitución del proyecto

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Objetivo del acta de constitución

El proceso de desarrollar el acta de constitución del proyecto tiene como objetivo formaliza el inicio del proyecto y establecer el nivel de autoridad que tendrá el director a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

El acta de constitución da las condiciones sobre qué es el proyecto, por qué se está haciendo el proyecto. Da una idea básica del marco temporal. Nos da una idea de los costos y de los interesados en el proyecto.

Normalmente es un documento de una o dos páginas. Por lo regular, si alguien pregunta por el proyecto lo primero que se le debería mostrar a esa persona es este documento.

En el acta de constitución se describen las necesidades, los objetivos y los entregables de manera general, se identifican suposiciones, restricciones y se establecen fechas importantes (hitos) del proyecto.

Hablemos entonces sobre las entradas, herramientas y salidas para hacer este proceso posible.

¿Quieres desarrollar el acta de un proyecto real? Visita esta serie de artículos Administrar un proyecto real – Inicio (Parte 1 / 2 )

¿Qué se necesita tener a mano para desarrollar el acta de constitución del proyecto?

Entradas

Lo primero que se necesita es la documentación comercial. Estos son todos los documentos comerciales que se  pueden necesitar en la organización y que están relacionados con el proyecto.

Puede ser una presentación, puede ser el estado financiero, etc.

La segunda entrada son los acuerdos. Por ejemplo, se deben tener ‘convenios’ para saber el marco temporal, para saber los costos, convenios si se supone que el proyecto haga algo para alguien más, por eso es necesario tener esos acuerdos.

Las otras dos entradas son muy importantes. Y se repiten en toda la guía del PMBOK®.

Factores ambientales de la empresa. Es una frase muy elaborada, pero en realidad ¿Qué queremos decir con los factores ambientales de la empresa? Es todo lo que se relacione con la organización.

Como el ambiente interno de la organización, la estructura organizacional, la conducta cultural, las áreas de la empresa. Es todo lo que hay alrededor del proyecto y que de cierta manera puede afectar la ejecución del mismo.

Ejemplo, si llega a modificarse el tipo de cambio, el presupuesto del proyecto puede verse afectado. Si durante la ejecución del proyecto, el gobierno crea una nueva ley.

Otro ejemplo es la manera en que nos comunicamos con los interesados o con el equipo de forma interna. La forma en que vestimos, la manera en que decimos las cosas.

Los activos de procesos de la organización es todo lo que la organización sabe. Experiencia de proyectos pasados, lecciones aprendidas. Todo lo que la empresa debe conocer para ejecutar el proyecto.

Es todo con lo que ya se cuenta y que nos puede facilitar la operación día con día. Son cosas que no tenemos que estar generando como parte del proyecto y que podemos usar porque en el pasado ya lo hemos hecho. Por ejemplo, plantillas para documentar. Si ya existe no hay que crearlo solo usarlas y listo.

Estas dos últimas entradas se van a repetir muchas veces a lo largo de la Guía del PMBOK®.

Razones por las cuales se desarrolla un caso de negocios:

• Demanda del mercado.
• Necesidad comercial.
• Solicitud de un cliente final.
• Adelantos tecnológicos.
• Requisito legal.
• Impacto ecológico.
• Necesidad social.

Herramientas y técnicas

Ahora pasando a las herramientas y técnicas. Básicamente las herramientas y técnicas son las que se usan para transformar las entradas en salidas.

La primer herramienta, muy común y que se repetirá a lo largo de la Guía del PMBOK®, es el juicio de expertos. ¿Qué es el juicio de expertos? Es una opinión informada dada por un experto. Puede ser un consultor, pueden ser ustedes mismo. Cualquiera que sea experto en un tema.

Hablando del proceso de desarrollar el acta de constitución del proyecto, el juicio de expertos se utiliza para que el documento que se está produciendo, sea algo factible, realista y útil.

La segunda herramienta es recopilación de datos, porque muchas veces es necesario recopilar información de otros proyectos y hasta de competidores o conocimiento de los clientes.

Es necesario tener maneras de obtener datos.

La tercera son las habilidades interpersonales y de equipo. Esto de manera muy simple es un conjunto de habilidades blandas. Porque cuando se realiza un proyecto es necesario tener relaciones interpersonales. Se necesitan tener habilidades de equipo para crear en conjunto lo que los interesados o patrocinador esperan del proyecto.

La última herramienta son las reuniones. Y el nombre ya lo dice. La mayoría de la veces cuando se esta creando el acta de constitución de un proyecto (o realizando cualquier parte del proyecto) es necesario juntar a muchas personas. Es necesario hablar.

Entonces, las habilidades interpersonales y las reuniones, son habilidades sociales, habilidades blandas. Las cuales combinadas, con el juicio de expertos y con la información recopilada, generarán la salida principal de este proceso. ¡El acta de constitución del proyecto!

Salidas

Desde luego, junto con el acta de constitución del proyecto se debe tener un registro de supuestos. Muchas veces, cuando se crea el acta de constitución del proyecto, se debe partir de algunos supuestos.

¿Qué es un supuesto? Cosas que se asumen como ciertas. Aunque no se pueda probar que lo son.

Vamos a dar un ejemplo muy sencillo de un supuesto:

Mañana no va a llover. No puedo tener control sobre el clima, pero, basado en el pronóstico del clima, basado en la época del año, basado en la ubicación, puedo asumir que mañana no va a llover.

Pero ojo, es importante recordar que cada supuesto y verán esto después, lleva a un riesgo.

Entonces, cada vez que se genera el acta de constitución de un proyecto, se debe crear un registro donde se anoten los supuestos que se están haciendo para crear este proyecto.

Acta de constitución del proyecto (Project Charter)

Tip: Saber identificar el contenido del acta principalmente:

Restricciones.

Suposiciones.

Caso de negocios y entregables de alto nivel.

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