Descubre como ser el Project Manager
Sigue este camino y te aseguro proyectos exitosos.
Aplicar conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto
Quiero saber más Lo básico
Aprende cómo definir, planear, estimar y controlar un proyecto.
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Cuando empiezas cualquier proyecto primero necesitas tener una base de conocimiento general de lo que se quiere realizar, es por eso que se desarrolla el acta de constitución del proyecto.
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Una vez que se tienen los objetivos generales, se identifican a las personas que pueden verse afectadas de manera positiva o negativa por los resultados del proyecto.
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Después se deben integrar diversos planes secundarios que nos ayudan a definir de una manera detallada aquellos factores que hacen que nuestro trabajo cumpla con las expectativas del patrocinador o patrocinadores.
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En este proceso se planea como vamos a interactuar con los involucrados del proyecto, no todos tienen el mismo interés y en realidad en algunos casos encontraremos involucrados que no estarán felices con los objetivos el proyecto, por lo tanto hay que pensar estrategias de cómo vamos a mantener las relaciones con este tipo de personas y documentarlas.
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Hay que definir todo lo relacionado con el trabajo del proyecto, es decir, hay que describir cómo se van a recopilar las necesidades de los interesados y cómo se van a validar para cumplir su expectativas.
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Hay que interactuar con los involucrados del proyecto y recopilar todas sus expectativas. Se pueden generar prototipos, hacer entrevistas o cuestionarios que nos permitan obtener todas las necesidades de los interesados y que éstas queden formalmente documentadas.
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Con los requisitos que se obtuvieron, se describe de manera muy detallada lo que se va a generar con el proyecto. El objetivo de este paso es que cualquier persona que este relacionada con el proyecto pueda entender lo que se tiene que hacer, para evitar mal entendidos en el futuro.
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Hay que dividir el trabajo, esto nos va a permitir tener proyectos exitosos, para esto la EDT/WBS es la herramienta que va a dar una visión estructurada del trabajo que se tiene que desarrollar y nos facilita la comunicación con los miembros del equipo y con los interesados.
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Identificar y documentar estrategias que nos permitan decir cómo se van a gestionar aquellas actividades relacionadas con el calendario del proyecto, como manejar las contingencias y los cambios solicitados en el cronograma.
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Con ayuda del plan general, hay que descomponer el trabajo e identificar todas las actividades necesarias para cumplir las expectativas, estas actividades en el futuro nos van a ayudar a estimar costos, riesgos y recursos requeridos.
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Con las actividades previamente identificadas se establece una secuencia entre ellas, de tal manera que se relacionen estratégicamente y esto traiga beneficios al proyecto.
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Con el trabajo que hasta este momento se ha realizado, seguramente hemos encontrado eventos o condiciones inciertas que si suceden puede tener efectos negativos o positivos en los objetivos del proyecto, por lo tanto hay que definir cómo realizar la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos.
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Nuevamente utilizando el plan general, identificamos los riesgos teniendo como referencia todo lo ya trabajado y tratando de visualizar contingencias futuras, todo esto lo documentamos y lo registramos para darle seguimiento.
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Los riesgos que identifiquemos lo vamos a analizar de manera cualitativa, es decir, vamos a categorizar los riesgos dependiendo del impacto que estos puedan generar en el proyecto y vamos a identificar la probabilidad de ocurrencia de cada unos de ellos.
Mientras mayor probabilidad de ocurrencia y mayor impacto tenga un riesgo, deberemos ponerle más atención.
A los riesgos categorizados vamos a asignarles una calificación numérica que permita tomar decisiones en caso de incertidumbre. Esta calificación nos permite dar seguimiento oportuno a los riesgos que mayor impacto puedan generar en el proyecto.
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Se deben generar acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas cuando éstas se manifiesten a lo largo del proyecto, en este proceso se toma la decisión de cómo responder a cada riesgo identificado.
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Crear estrategias que permitan identificar que tipo y cuantos recursos son necesarios para el proyecto. Hay que definir como se van a conseguir y como se van a gestionar desde que empecemos el trabajo hasta que éste sea finalizado.
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Es tiempo de empezar a pensar como vamos a estimar los costos del proyecto, hay que tener en cuenta las actividades y los recursos así como aquellos imprevistos que pueden presentarse. Hay que definir que nivel de precisión deseamos en las estimaciones de los mismos.
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Proyectos pasados pueden ser de utilidad para estimar los costos, podemos utilizar la tecnica PERT o estimaciones ascendentes. También hay que estimar reservas para contingencias y reservas de gestión, con todo esto obtendremos el presupuesto del proyecto. Este proceso puede realizarse en diversos momentos, en donde las estimaciones pueden ir mejorando conforme se vaya avanzando en la planeación.
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Identificar cuántas personas integrarán al equipo del proyecto y además que tipo de recursos materiales serán necesarios. Es importante definir cuantos recursos serán asignados a cada actividad o a cada paquete de trabajo.
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Este es un momento muy importante para la planeación, un proyecto por lo regular se considera exitoso si cumple con el tiempo estimado, por lo que estimar la duración de las actividades debe ser un proceso en donde concentramos toda nuestra atención. Hay que realizar estimaciones junto con los responsables de cada actividad, de esta manera se logra una mejor estimación.
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Integrar todo lo que hemos venido trabajando pero considerando que nuestro proyecto puede tener restricciones, nada es perfecto y aquí vamos a tener que poner atención en que trabajamos con personas que pueden tener dificultades, trabajamos con recursos que pueden estar defectuosos. Hay que poner atención en aquellas actividades críticas (actividades que si se retrasam impactan el tiempo de finalización del proyecto) y generar holguras que nos permitan trabajar si ocurrieran eventos no esperados.
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Consiste en sumar todos los costos estimados y determinar una línea base de los costos.
Es muy importante recordar que la reserva de gestión forma parte del presupuesto pero no forma parde de la línea base.
Se tienen que identificar y documentar los estándares y métricas que se utilizarán en el proyecto. El objetivo es prevenir problemas por medio de la implementación de las auditorías de calidad de manera oportuna, periódica y puntual.
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En este punto se debe indicar qué información necesitan los interesados del proyecto, cuándo la necesitan, cómo se va a entregar y el formato adecuado. El objetivo de este proceso es garantizar la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
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Se determinan que recursos se tienen que comprar, cuándo deben comprarse y como será el proceso de esas compras. Se debe tener conocimiento básico de los diferentes tipos de contratos.
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En este momento se comienza a realizar todo el trabajo que se dijo que se realizaría de acuerdo al plan general.
Se implementan cambios aprobados o se generan solicitudes de cambios. Es un proceso integrador que debe enfocarse a que todo funcione correctamente para la generación de entregables.
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En este proceso se busca utilizar el conocimiento existente y crear nuevo conocimiento para alcanzar los objetivos del proyecto y contribuir al aprendizaje organizacional
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Se realizan acciones para minimizar la resistencia de los involucrados en el proyecto, se gestionan las expectativas y se resuelven conflictos entre interesados.
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Se realizan negociaciones para obtener a los mejores recursos y se desarrollan calendarios que permitan saber cuando un recurso empieza su trabajo y cuando debe ser liberado.
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El objetivo es desarrollar los conocimientos y habilidades de los miembros del equipo, se realizan evaluaciones de desempeño y se busca generar confianza entre los integrantes.
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Se da seguimiento al desempeño del equipo, se realiza la gestión de conflictos entre los miembros y se gestionan los cambios de alcance.
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Se realiza la distribución de cualquier tipo de información documental relacionada al proyecto, ésta debe ser eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados.
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Efectuar las adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los proveedores, seleccionarlos y generar contratos.
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Aquí se verifica que se están aplicando las políticas y normas de calidad conforme a lo planeado, lo importante es determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos de la organización.
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Se ejecutan las respuestas a los riesgos acordadas, tal como se planificaron.
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Se debe dar seguimiento, revisar e informar del avance del proyecto respecto a los objetivos de desempeño definidos. La importancia de este proceso esta en que nos permite controlar los cambios de alcance.
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Ahora se analizan todas las solicitudes de cambio, se aprueban o rechazan, se gestionan los cambios a los entregables y se comunican las decisiones correspondientes. En este proceso de trabaja muy de cerca con el comité de control de cambios.
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Es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto y ajustar las estrategias y los planes para involucrar a los stakeholders.
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Se verifica que los entregables de un proyecto se encuentra dentro del tiempo establecido. Se detectan desviaciones en el cronograma y se establecen acciones correctivas y/o preventivas para minimizar el riesgo en el proyecto.
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Este proceso busca detectar desviaciones a la línea base de costos para que el equipo de trabajo pueda implementar acciones correctivas y minimizar el riesgo del proyecto. Se analiza la relación entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a cambio de tales gastos.
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Se garantiza que la comunicación se entregue de forma periódica de acuerdo al plan en el formato adecuado, en el momento correcto a las personas indicadas.
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Cuando se llega a este punto lo que se busca es optimizar la eficacia de las respuestas a todas aquellas amenazas que pueden traer efectos negativos o positivos al proyecto.
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Controlar la calidad es asegurar que se cumplan las normas, se verifica que los entregables del proyecto estén dentro de los límites de calidad pre-establecidos.
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Asegurar que los recursos físicos asignados y adjudicados al proyecto están disponibles. Tomar acciones correctivas segun las necesidades.
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Es revisar que los entregables se han completado satisfactoriamente, esta revisión se realiza con el cliente o el patrocinador para obtener de ellos su aceptación formal.
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En este proceso se implementan cambios FORMALMENTE aprobados.
El objetivo es prevenir la corrupción del alcance.
Aquí se administran las relaciones y el desempeño de todos los proveedores con los que se han firmado contratos.
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Este proceso se conoce como el cierre administrativo, se realiza la transferencia del producto, servicio o resultado al cliente y se archivan las lecciones aprendidas.
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Si llegaste hasta aquí seguramente te sientes diferente. Si has revisado todo este material gratutito te aseguro que tendrás mejores proyectos de ahora en adelante. No va a ser fácil. Pero tienes todo para conseguirlo.
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